Ein Dienstplan, der jede Woche gleich aussieht, passt selten zu einem Hotel, das jede Woche anders belegt ist. Wer nach der erwarteten Belegung plant, vermeidet leere Schichten an ruhigen Tagen und überlastete Teams an vollen Tagen. Lesen Sie, welche Zahlen Sie brauchen und wie Sie damit rechnen.
11. Oktober 2026
Viele Hotels planen aus Gewohnheit: dieselbe Besetzung am Montag wie am Samstag, dieselbe Zahl an Zimmermädchen in einer ruhigen Woche wie während eines Kongresses. Die Folgen sind bekannt. An ruhigen Tagen wird gewartet, an vollen Tagen kommt das Housekeeping nicht hinterher, Gäste warten an der Rezeption und das Frühstück läuft schief. Beides kostet Geld, das Zweite kostet auch Gäste und Mitarbeitende.
Sie brauchen kein kompliziertes System, um anzufangen. Diese Zahlen stehen meist schon in Ihrem Property-Management-System (PMS) oder in der Reservierungsübersicht:
• Erwartete belegte Zimmer pro Tag für die nächsten zwei bis vier Wochen.
• Anreisen und Abreisen pro Tag: ein Abreisezimmer braucht im Housekeeping mehr Zeit als ein Bleibezimmer, und viele Anreisen auf einmal brauchen mehr Hände an der Rezeption.
• Erwartete Frühstücksgäste, abgeleitet aus der Gästezahl und dem Anteil mit gebuchtem Frühstück.
• Gruppen, Bankette und Veranstaltungen mit ihren Zeiten.
• Ihre eigenen Richtwerte: wie viele Zimmer eine Kraft im Housekeeping pro Schicht reinigt, wie viele Frühstücksgäste eine Person bedient.
Achtzig Prozent Belegung bedeuten für jede Abteilung etwas anderes. Das Housekeeping rechnet mit Abreise- und Bleibezimmern, die Rezeption mit An- und Abreisen pro Stunde, das Frühstück mit Gästen pro Zeitfenster und das Bankett mit dem Ablaufplan der Veranstaltung. Erstellen Sie pro Abteilung eine einfache Tabelle: bei so vielen Zimmern oder Gästen so viele Mitarbeitende. Beginnen Sie mit den Richtwerten, die Sie heute schon nutzen, und passen Sie sie nach einigen Wochen an.
Halten Sie einen festen Kern, der immer da ist, auch am ruhigsten Tag. Darüber planen Sie die flexiblen Stunden nach der Prognose.
Mitarbeitende wollen wissen, wann sie arbeiten. Ein Dienstplan, der sich ständig kurzfristig ändert, ist in Hotels ein häufig genannter Kündigungsgrund. Vereinbaren Sie daher einen festen Zeitpunkt, etwa zwei Wochen im Voraus, an dem der Plan auf Basis der dann aktuellen Prognose feststeht. Was sich danach an Buchungen ändert, fangen Sie mit der flexiblen Ebene ab, nicht durch ständiges Verschieben des Stammteams. Beachten Sie dabei auch die Regeln zu Arbeitszeit und Dienstplanankündigung, die in Ihrem Land und Tarifvertrag gelten.
Auch eine gute Prognose verpasst manchmal eine Gruppe, die spät bucht, oder einen ausgefallenen Flug. Legen Sie vorher fest, wie Sie das abdecken: Mitarbeitende, die gern mehr Stunden möchten, quer geschulte Kolleginnen und Kollegen, die zwischen Abteilungen wechseln können, oder ein fester Partner für zusätzliche Kräfte. Regeln Sie, wer zusätzlichen Einsatz freigeben darf und bis zu wie vielen Stunden, damit nicht bei jeder Spitze neu diskutiert wird.
Vergleichen Sie jede Woche die Prognose mit dem, was tatsächlich passiert ist, und mit den eingesetzten Stunden pro Abteilung. Wo lagen Sie zu hoch, wo zu niedrig? Nach einigen Monaten erkennen Sie Muster: welche Tage regelmäßig voller sind, als die Buchungen vermuten lassen, oder welche Abteilung ständig Überstunden macht. So werden Ihre Richtwerte und Ihre Prognose stetig besser.
• Nur auf die Zimmerzahl schauen: An- und Abreisen sowie Frühstücksgäste bestimmen die Arbeit mindestens genauso stark.
• Den Plan zu spät festlegen: dann wird Flexibilität zur Last für das Stammteam.
• Kein fester Kern: wer vollständig nach Prognose plant, verliert Erfahrung und Kontinuität.
• Nie zurückblicken: ohne Vergleich kehren dieselben Planungsfehler immer wieder.
• Nutzen Sie erwartete Belegung, An- und Abreisen für die kommenden Wochen?
• Hat jede Abteilung eine eigene Tabelle mit Richtwerten?
• Gibt es einen festen Kern, der immer eingeplant ist?
• Steht der Dienstplan zu einem festen Zeitpunkt im Voraus fest?
• Ist geregelt, wie Sie kurzfristige Spitzen abdecken und wer entscheidet?
• Vergleichen Sie jede Woche Prognose und Wirklichkeit?
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Planen Sie Hotelpersonal pro Abteilung nach erwarteter Belegung, An- und Abreisen, halten Sie einen festen Kern, legen Sie den Dienstplan zu einem festen Zeitpunkt im Voraus fest und fangen Sie Spitzen mit einer vorab vereinbarten flexiblen Ebene ab.