Wer nur wirbt, wenn eine Stelle offen ist, fängt jedes Mal bei null an. Ein einfacher Pool aus Menschen, die Ihr Hotel schon kennen, hilft Ihnen, Spitzen, Saisons und kurzfristige Ausfälle schneller zu besetzen. Lesen Sie, wie Sie diesen Pool praktisch führen.
12. Oktober 2026
In Hotels entstehen Stellen oft schneller, als Sie möchten: jemand kündigt, eine Saison beginnt, oder eine Kraft fällt aus. Fallen Sie dann auf einen leeren Posteingang zurück, kostet jede Woche offener Schichten Geld und Druck auf das Stammteam. Menschen, die schon beworben haben, einen guten Eindruck gemacht haben oder bereits bei Ihnen gearbeitet haben, kennen Ihr Haus. Kontakt halten kostet wenig; erneut zu werben kostet deutlich mehr.
Nicht jeder, der jemals beworben hat, gehört hinein. Halten Sie den Pool klein und nutzbar. Denken Sie an:
• Starke Kandidaten, die Sie nicht eingestellt haben, weil eine andere Person etwas besser passte oder die Rolle damals nicht offen war.
• Menschen, deren Timing nicht passte, die aber später offen sind.
• Saison- oder Aushilfskräfte, die gute Arbeit geleistet haben und zurückkommen möchten.
• Ehemalige Mitarbeitende, die im guten Einvernehmen gegangen sind, wenn ihre Erfahrung noch passt.
Notieren Sie pro Person die Abteilung, Verfügbarkeit (Abend, Wochenende, Saison) und Sprachen. Ohne diese Tags bleibt die Liste ein Stapel Namen.
Der Moment, jemanden in den Pool aufzunehmen, ist direkt nach dem Gespräch oder am Ende eines befristeten Vertrags. Fragen Sie, ob Sie Kontakt halten dürfen, notieren Sie wie (E-Mail oder Telefon) und was die Person bevorzugt: Vollzeit, Teilzeit oder nur Spitzen. Schreiben Sie auch kurz, warum Sie sie geeignet fanden: ruhig an der Rezeption, schnell im Housekeeping oder stark beim Frühstück. Das hilft Ihnen später, die richtige Person anzurufen, ohne die Akte neu zu lesen.
Bitten Sie um Erlaubnis, Daten zu speichern, und beachten Sie die Aufbewahrungsregeln, die in Ihrem Land gelten. Ein Pool ist keine endlose Datenbank.
Warm halten bedeutet nicht wöchentliche Mails. Für die meisten Hotels reicht ein kurzer, ehrlicher Rhythmus:
• Nach dem Gespräch oder Vertrag: eine Nachricht, dass Sie die Person bei passenden Rollen im Blick behalten.
• Alle paar Monate: eine kurze Prüfung, ob sie noch verfügbar ist und ob die Präferenzen stimmen.
• Vor der Saison oder einer bekannten Spitze: eine konkrete Frage, ob sie in diesem Zeitraum arbeiten kann.
Halten Sie den Ton menschlich und konkret. Ein generischer Newsletter über alle Stellen wirkt wie Spam; eine Nachricht über eine Rezeptionsrolle in Ihrem Hotel im November nicht.
Nutzen Sie den Pool als ersten Schritt bei kurzen oder saisonalen Rollen, bei Ausfällen und bei Stellen, die Sie zuvor schon schwer besetzen konnten. Filtern Sie nach Abteilung, Verfügbarkeit und Sprachen und rufen oder mailen Sie eine kleine Zahl wirklich passender Personen. Versprechen Sie keine Stelle, die Sie nicht geben können. Nennen Sie klar Zeitraum, Stunden, Schichten und Startdatum. Wer nicht kann oder will, bleibt gegebenenfalls im Pool für einen anderen Moment; wer kann, geht in ein kurzes Gespräch oder eine Probearbeit nach Ihrem normalen Prozess.
• Jeden behalten: eine zu große Liste ohne Tags ist unbrauchbar.
• Nie Kontakt aufnehmen: dann ist der Pool kalt, wenn Sie ihn brauchen.
• Nur in akuter Not mailen: dann reagieren weniger Menschen positiv.
• Keine Einwilligung oder kein Enddatum: das kollidiert mit Datenschutzregeln und mit Vertrauen.
• Den Pool neben dem ATS liegen lassen: kennt nur eine Person den Ordner, verschwindet das Wissen bei Krankheit oder Fluktuation.
• Haben Sie eine kurze Liste geeigneter Menschen mit Abteilung, Verfügbarkeit und Sprachen?
• Fragen Sie nach einem Gespräch oder befristeten Vertrag, ob Sie Kontakt halten dürfen?
• Gibt es einen festen Rhythmus für eine kurze Prüfung, etwa jedes Quartal?
• Sprechen Sie den Pool bei Saison, Spitze oder Ausfall zuerst an, bevor Sie breit werben?
• Wissen mehr als eine Person, wo der Pool liegt und wie man jemanden anspricht?
• Ist geregelt, wie lange Sie Daten speichern?
AXXAZ Hospitality stellt Hotels in ganz Europa zuverlässige Hospitality-Kräfte zur Verfügung. Haben Sie eine Spitze oder Saison, für die Ihr Pool zu klein ist, finden wir auf Basis eines klaren Personalbriefings (Funktion, Zeitraum, Stunden, Schichten, Sprachen und Startdatum) Menschen, die zu Ihrem Team passen. Nehmen Sie Kontakt auf, wenn Sie eine Stelle besetzen möchten.
Führen Sie einen kleinen, getaggten Kandidatenpool aus Menschen, die Sie schon kennen, bitten Sie um Erlaubnis, prüfen Sie regelmäßig die Verfügbarkeit und sprechen Sie sie bei kurzen oder saisonalen Rollen zuerst an, bevor Sie erneut von null werben.