Warum ein Langzeitausfall ein anderes Problem ist als eine Krankmeldung
Bei einer kurzen Krankmeldung geht es um eine Schicht: Wer springt heute ein? Bei einem Langzeitausfall ist eine ganze Stelle über Wochen oder Monate offen. Kolleginnen und Kollegen können das eine Weile auffangen, aber nicht unbegrenzt. Aufgaben, die niemand offiziell übernimmt, etwa Bestellungen, Dienstpläne oder Zimmerkontrollen, bleiben liegen. Und wer ständig Zusatzschichten übernimmt, wird selbst müde oder sieht sich nach etwas anderem um. Deshalb lohnt es sich, nach den ersten Tagen bewusst zu entscheiden, wie Sie die Stelle überbrücken, statt Woche für Woche zu improvisieren.
Schritt 1: verschaffen Sie sich einen Überblick über die voraussichtliche Dauer
Sie müssen nicht wissen, was jemandem fehlt, und in vielen europäischen Ländern dürfen Sie auch nicht danach fragen. Fragen dürfen Sie nach dem, was für die Planung zählt:
• Voraussichtliche Dauer: einige Wochen, ein paar Monate oder noch unklar?
• Was möglich ist: kommt später eine teilweise Rückkehr oder eine angepasste Aufgabe infrage?
• Kontaktabsprachen: wie oft und über wen bleiben Sie in Verbindung?
Beziehen Sie, wo das in Ihrem Land vorgesehen ist, den Betriebsarzt ein. Bei geplanter Abwesenheit wie Mutterschutz oder Elternzeit kennen Sie das Datum oft Monate im Voraus. Nutzen Sie diese Zeit, um die Vertretung in Ruhe zu regeln statt unter Druck.
Schritt 2: zerlegen Sie die Stelle in Aufgaben
Eine Stelle besteht aus mehr als Schichten im Dienstplan. Schreiben Sie auf, was die fehlende Person in einer normalen Woche erledigt, und teilen Sie es in drei Gruppen:
• Muss weiterlaufen: etwa Zimmerkontrollen, der Night Audit oder das Mise en Place fürs Frühstück.
• Kann jemand anderes übernehmen: Bestellungen, der Wochendienstplan oder die Betreuung neuer Kolleginnen und Kollegen.
• Kann warten: Projekte, eine Überarbeitung von Arbeitsanweisungen oder Schulungen, die nicht dringend sind.
So sehen Sie, was wirklich ersetzt werden muss. Oft ist das weniger als die ganze Stelle, manchmal aber mehr als nur die Schichten.
Schritt 3: wählen Sie eine Vertretung, die zur Dauer passt
Es gibt nicht die eine richtige Lösung. Eine praktische Faustregel:
• Bis etwa zwei Wochen: verteilen Sie die Schichten im Team, gegebenenfalls mit Mehrstunden für Teilzeitkräfte, die das möchten.
• Zwei bis sechs Wochen: eine Mischung aus eigenen Leuten und einer festen Zusatzkraft, damit nicht immer dieselben einspringen.
• Länger als sechs Wochen oder unklar: organisieren Sie eine feste Vertretung für die Stelle, befristet angestellt oder über einen Partner.
Bei Führungsfunktionen bewährt sich eine kommissarische Leitung: Eine erfahrene Mitarbeiterin übernimmt die Rolle, und ihre eigenen Schichten besetzen Sie mit einer Zusatzkraft. Das ist zugleich eine Gelegenheit zu sehen, ob jemand bereit für den nächsten Schritt ist. Vereinbaren Sie aber klar, wie lange das gilt und was passiert, wenn die Kollegin zurückkommt.
Schritt 4: schützen Sie das Team, das die Arbeit auffängt
In den ersten Wochen helfen Kolleginnen und Kollegen meist gern. Das ist wertvoll, darf aber nicht zur Gewohnheit werden. Achten Sie auf:
• Überstunden: erfassen Sie die Mehrstunden pro Person. Die EU-Arbeitszeitrichtlinie sieht durchschnittlich höchstens 48 Stunden pro Woche und mindestens 11 Stunden Ruhezeit pro 24 Stunden vor; nationale Regeln und Tarifverträge können strenger sein.
• Verteilung: lassen Sie nicht immer dieselben zwei Personen einspringen.
• Anerkennung: sprechen Sie es aus, wenn Leute mehr leisten, und fragen Sie regelmäßig, wie es ihnen geht.
• Klarheit: sagen Sie dem Team, welche Lösung Sie gewählt haben und bis wann, ohne medizinische Details zu teilen.
Schritt 5: sorgen Sie dafür, dass die Vertretung schnell arbeiten kann
Eine Vertretung, die sich alles selbst erschließen muss, kostet das Team zunächst zusätzliche Zeit. Machen Sie es einfach:
• Eine kurze Übergabe: laufende Themen, feste Lieferanten, Stammgäste oder Gruppen und offene Zusagen.
• Arbeitsanweisungen: Standards für Zimmer, Night Audit oder Küche, an einem Ort.
• Zugänge: Systeme, Schlüssel, Kasse und Dienstplantool ab dem ersten Tag.
• Eine feste Ansprechperson: eine Kollegin oder ein Kollege, die oder der in der ersten Woche Fragen beantwortet.
Schritt 6: halten Sie Kontakt und planen Sie die Rückkehr
Kontakt mit der fehlenden Person ist wichtig, ohne Druck. Vereinbaren Sie, wie oft Sie sprechen, und halten Sie sie über das Geschehen im Hotel auf dem Laufenden. Bei Krankheit gelten in vielen Ländern Regeln zur Wiedereingliederung, in Deutschland zum Beispiel das Betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) nach mehr als sechs Wochen Arbeitsunfähigkeit innerhalb eines Jahres. Lassen Sie prüfen, was für Sie gilt.
Eine Rückkehr erfolgt oft schrittweise: zunächst mit weniger Stunden oder vorübergehend ohne die schwersten Aufgaben. Berücksichtigen Sie das im Dienstplan und beenden Sie die Vertretung nicht von heute auf morgen. Eine kurze Überschneidung, in der Vertretung und Rückkehrerin zusammenarbeiten, verhindert, dass etwas untergeht.
Drei Beispiele aus der Praxis
• Hausdame drei Monate abwesend: eine erfahrene Mitarbeiterin aus dem Housekeeping übernimmt kommissarisch Kontrollen und Dienstplan, eine Zusatzkraft übernimmt ihre eigenen Zimmer.
• Night Auditor sechs Wochen ausgefallen: eine feste Vertretung für die Nächte, weil wechselnde Aushilfen Abschluss und Sicherheit unruhig machen.
• Sous-Chef in Elternzeit: die Vertretung ist zwei Monate vorher geregelt und arbeitet in der letzten Woche zur Übergabe mit.
Checkliste für HR, Abteilungsleitungen und General Manager
• Kennen Sie die voraussichtliche Dauer, ohne nach medizinischen Details zu fragen?
• Ist die Stelle in Aufgaben zerlegt, die weiterlaufen müssen, übernommen werden können oder warten können?
• Passt die gewählte Vertretung zur Dauer der Abwesenheit?
• Erfassen Sie Überstunden und Ruhezeiten pro Person?
• Gibt es eine Übergabe und eine feste Ansprechperson für die Vertretung?
• Sind Kontaktabsprachen mit der fehlenden Person getroffen?
• Ist die Rückkehr geplant, mit einer kurzen Überschneidung?
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In einem Satz
Schätzen Sie die Dauer ein, zerlegen Sie die Stelle in Aufgaben, wählen Sie eine Vertretung, die zu dieser Dauer passt, und schützen Sie das Team, das die Arbeit in der Zwischenzeit trägt.
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