Warum Rekrutierung für eine Eröffnung anders ist
Normalerweise ersetzen Sie eine ausscheidende Person in einem Team, das bereits läuft. Bei einer Eröffnung gibt es noch kein Team, keinen Dienstplan und oft noch kein Gebäude, durch das Sie Kandidaten führen können. Alle beginnen ungefähr gleichzeitig, niemand kennt die Systeme, und die ersten Gäste erwarten vom ersten Tag an denselben Service wie in einem etablierten Hotel. Deshalb funktioniert Rekrutierung Stelle für Stelle hier nicht. Sie brauchen einen Plan mit festen Meilensteinen, vom Eröffnungsdatum aus zurückgerechnet.
Rechnen Sie vom Eröffnungsdatum zurück
Beginnen Sie mit dem Tag, an dem die ersten Gäste kommen, und planen Sie rückwärts:
• Zuerst die Schlüsselpositionen: General Manager, Leitungen von Front Office, Housekeeping, F&B und Küche sowie HR. Sie helfen bei der Auswahl des restlichen Teams und schreiben die Abläufe. Rechnen Sie für diese Positionen mit mehreren Monaten Suche plus einer Kündigungsfrist beim aktuellen Arbeitgeber.
• Danach Supervisors und Fachkräfte: Chefs de Partie, Empfangssupervisors, Floor Supervisors. Sie müssen da sein, bevor die Schulungen beginnen.
• Mitarbeitende in Wellen: Rezeption, Housekeeping, Service, Frühstück und Küche. Lassen Sie sie einige Wochen vor der Eröffnung beginnen, damit Zeit für Schulung und Probebetrieb bleibt.
Halten Sie pro Funktion fest, bis wann das Angebot unterschrieben sein muss und wann der erste Arbeitstag ist. So sehen Sie schnell, welche Abteilung zurückliegt.
Planen Sie die Besetzung nach der erwarteten Nachfrage
Gehen Sie von der Auslastung aus, die Sie in den ersten Monaten realistisch erwarten, nicht von einem vollen Haus. Erstellen Sie pro Abteilung einen Basisdienstplan für eine normale Woche und rechnen Sie Urlaub, Krankheit und Schulung hinzu. Vereinbaren Sie mit Eigentümer oder Management, ab welchem Buchungsstand Sie zusätzliche Mitarbeitende einstellen. Eine Eröffnung mit zu wenig Personal kostet Bewertungen, eine mit zu viel Personal kostet Geld und führt zu Mitarbeitenden mit zu wenigen Stunden, die wieder gehen.
Rekrutieren Sie in Gruppen, nicht einzeln
Für Dutzende Funktionen gleichzeitig sind Einzelgespräche zu langsam. Was in der Praxis hilft:
• Recruiting-Tage pro Abteilung: Kandidaten kommen an einem Tag zu Vorstellung, kurzem Gespräch und, wo möglich, einer praktischen Aufgabe.
• Ein vorübergehender Ort: ein Tagungsraum in der Nähe oder ein anderes Hotel der Gruppe, solange das eigene Gebäude nicht fertig ist.
• Schnell entscheiden: Geben Sie Kandidaten innerhalb weniger Tage Bescheid. Wer wochenlang warten muss, unterschreibt woanders.
• Ein Bewertungsbogen pro Funktion: damit verschiedene Interviewer dieselben Punkte beurteilen.
Planen Sie einen Puffer für Absagen
Zwischen Angebot und Eröffnungstag liegen oft Wochen oder Monate. In dieser Zeit springt ein Teil der eingestellten Kandidaten ab, weil sie ein anderes Angebot bekommen, sich der Bau verzögert oder sich ihre Situation ändert. Halten Sie deshalb pro Abteilung einige knapp nicht gewählte Kandidaten warm und bleiben Sie mit denen in Kontakt, die bereits unterschrieben haben: ein Update zum Fortschritt, eine Besichtigung, sobald das Gebäude zugänglich ist, oder ein Teamabend. Verschiebt sich das Eröffnungsdatum, informieren Sie neue Mitarbeitende sofort und vereinbaren Sie klar den Starttermin und was in der Zwischenzeit gilt.
Halten Sie Zeit für Schulung und Probebetrieb frei
Ein Team, das sich am Eröffnungstag zum ersten Mal sieht, macht Fehler vor den Gästen. Planen Sie vor der Eröffnung:
• Einführung: Markenstandards, Hausregeln, Sicherheit und Hygiene.
• Systemschulung: Hotelsoftware, Kasse und Housekeeping-System, mit persönlichen Zugängen.
• Abteilungsschulung: Abläufe pro Abteilung, geschrieben von den Abteilungsleitungen.
• Probebetrieb: Übernachtungen und Mahlzeiten für Mitarbeitende, Partner oder geladene Gäste, damit das Team den echten Ablauf übt.
Prüfen Sie auch, was in Ihrem Land für Verträge, Pflichtschulungen und eventuelle Arbeitserlaubnisse gilt. Diese Regeln unterscheiden sich je nach Land und kosten Zeit, wenn Sie sie spät angehen.
Häufige Fehler
• Schlüsselpositionen zu spät besetzen: Abteilungsleitungen kommen kurz vor der Eröffnung und haben keine Zeit, ihr Team auszuwählen.
• Alle am selben Tag starten lassen: Es bleibt keine Zeit, zuerst die Führungskräfte einzuarbeiten.
• Besetzung für ein volles Haus: Mitarbeitende bekommen zu wenige Stunden und gehen in den ersten Monaten.
• Kein Puffer: Ein paar Absagen in den letzten Wochen reißen sofort Lücken in den Dienstplan.
• Schulung streichen, wenn der Bau sich verzögert: Das Team lernt dann an den Gästen.
Checkliste für Eigentümer, General Manager und HR
• Gibt es einen Rekrutierungsplan, der vom Eröffnungsdatum zurückrechnet, mit Terminen pro Funktion?
• Sind die Schlüsselpositionen deutlich vor dem restlichen Team besetzt?
• Basiert die Besetzung auf der erwarteten Auslastung in den ersten Monaten?
• Rekrutieren Sie in Gruppen, mit einem Bewertungsbogen pro Funktion und schnellen Entscheidungen?
• Halten Sie pro Abteilung Reservekandidaten warm und Kontakt zu denen, die bereits unterschrieben haben?
• Stehen Schulung und Probebetrieb fest im Plan, auch wenn sich der Bau verzögert?
Wann AXXAZ Hospitality hilft
AXXAZ Hospitality vermittelt zuverlässiges Gastgewerbepersonal an Hotels in ganz Europa. Bei einer Eröffnung können wir Abteilungen ergänzen, in denen die eigene Rekrutierung zurückliegt, oder die ersten arbeitsreichen Monate abdecken, während Ihr festes Team wächst. Wir arbeiten mit Kandidaten, die bereits auf Verfügbarkeit, Sprache und Funktion geprüft sind, auf Basis eines klaren Personalbriefings. Kontakt aufnehmen.
In einem Satz
Rechnen Sie vom Eröffnungsdatum zurück, besetzen Sie zuerst die Schlüsselpositionen, rekrutieren Sie den Rest in Gruppen mit Puffer für Absagen und halten Sie Zeit für Schulung frei.
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