Waarom werving voor een opening anders is
Normaal vervangt u één vertrekkende medewerker in een team dat al draait. Bij een opening is er nog geen team, geen rooster en vaak nog geen gebouw om kandidaten rond te leiden. Iedereen begint ongeveer tegelijk, niemand kent de systemen en de eerste gasten verwachten vanaf dag één dezelfde service als in een bestaand hotel. Daarom werkt werving per losse vacature hier niet. U heeft één plan nodig met vaste momenten, terug gerekend vanaf de openingsdatum.
Reken terug vanaf de openingsdatum
Begin bij de dag waarop de eerste gasten komen en plan terug:
• Sleutelfuncties eerst: general manager, hoofden front office, housekeeping, F&B en keuken, en HR. Zij helpen de rest van het team kiezen en schrijven de werkwijzen. Reken voor deze functies op enkele maanden zoektijd en een opzegtermijn bij hun huidige werkgever.
• Supervisors en vakspecialisten daarna: chefs de partie, receptiesupervisors, floor supervisors. Zij moeten er zijn voordat de trainingen beginnen.
• Uitvoerende medewerkers in golven: receptie, housekeeping, bediening, ontbijt en keuken. Laat hen enkele weken voor de opening starten, zodat er tijd is voor training en proefdraaien.
Leg per functie vast wanneer het aanbod rond moet zijn en wanneer de eerste werkdag is. Zo ziet u snel welke afdeling achterloopt.
Bepaal de bezetting op de verwachte vraag
Ga uit van de bezettingsgraad die u in de eerste maanden realistisch verwacht, niet van een vol hotel. Maak per afdeling een basisrooster voor een gewone week en tel daar verlof, ziekte en training bij op. Spreek met de eigenaar of het management af bij welke boekingsstand u extra mensen aanneemt. Een opening met te weinig mensen kost reviews, een opening met te veel mensen kost geld en levert medewerkers op die te weinig uren krijgen en weer vertrekken.
Werf in groepen, niet één voor één
Voor tientallen functies tegelijk zijn losse gesprekken te traag. Wat in de praktijk helpt:
• Wervingsdagen per afdeling: kandidaten komen op één dag voor een kennismaking, een kort gesprek en waar mogelijk een praktijkopdracht.
• Een tijdelijke locatie: een zaal in de buurt of een ander hotel van de groep, zolang het eigen gebouw niet klaar is.
• Snel beslissen: geef kandidaten binnen enkele dagen uitsluitsel. Wie wekenlang moet wachten, tekent ergens anders.
• Eén scorekaart per functie: zodat verschillende interviewers op dezelfde punten beoordelen.
Plan een buffer voor afhakers
Tussen het aanbod en de openingsdag zitten vaak weken of maanden. In die tijd haakt een deel van de aangenomen kandidaten af, omdat ze een ander aanbod krijgen, de bouw vertraging oploopt of hun situatie verandert. Houd daarom per afdeling een paar kandidaten warm die net niet zijn gekozen, en houd contact met wie al getekend heeft: een nieuwsbrief over de voortgang, een rondleiding zodra het gebouw toegankelijk is, of een teamavond. Schuift de openingsdatum op, laat het nieuwe medewerkers dan direct weten en maak duidelijke afspraken over de startdatum en wat er in de tussentijd geldt.
Houd tijd vrij voor training en proefdraaien
Een team dat elkaar op de openingsdag voor het eerst ziet, maakt fouten bij gasten. Plan voor de opening:
• Introductie: merkstandaard, huisregels, veiligheid en hygiëne.
• Systeemtraining: het reserveringssysteem, de kassa en het housekeepingsysteem, met eigen inloggegevens.
• Afdelingstraining: werkwijzen per afdeling, geschreven door de afdelingshoofden.
• Proefdraaien: overnachtingen en maaltijden voor medewerkers, partners of genodigden, zodat het team de echte route oefent.
Controleer ook wat in uw land geldt voor contracten, verplichte trainingen en eventuele werkvergunningen. Die regels verschillen per land en kosten tijd als u ze laat regelen.
Veelgemaakte fouten
• Te laat beginnen met de sleutelfuncties: afdelingshoofden starten pas vlak voor de opening en hebben geen tijd om hun team te kiezen.
• Iedereen op dezelfde dag laten starten: er is dan geen tijd om eerst de leidinggevenden in te werken.
• Bezetten op een vol hotel: medewerkers krijgen te weinig uren en vertrekken in de eerste maanden.
• Geen buffer: een paar afhakers in de laatste weken laten meteen gaten in het rooster.
• Training schrappen als de bouw uitloopt: het team leert dan op de gasten.
Checklist voor eigenaren, general managers en HR
• Is er een wervingsplan dat terug rekent vanaf de openingsdatum, met data per functie?
• Zijn de sleutelfuncties ruim voor de rest van het team ingevuld?
• Is de bezetting gebaseerd op de verwachte bezettingsgraad in de eerste maanden?
• Werft u in groepen met één scorekaart per functie en snelle beslissingen?
• Houdt u per afdeling reservekandidaten warm en contact met wie al getekend heeft?
• Staan training en proefdraaien vast in de planning, ook als de bouw uitloopt?
Wanneer AXXAZ Hospitality helpt
AXXAZ Hospitality levert betrouwbaar horecapersoneel aan hotels in heel Europa. Bij een opening kunnen we afdelingen aanvullen waar de eigen werving achterloopt, of de eerste drukke maanden afdekken terwijl uw vaste team groeit. We werken met kandidaten die al zijn gescreend op beschikbaarheid, taal en functie, op basis van een duidelijke personeelsbriefing. Neem contact op.
In één zin
Reken terug vanaf de openingsdatum, vul eerst de sleutelfuncties in, werf de rest in groepen met een buffer voor afhakers en houd tijd vrij voor training.
Meer informatie — Inzichten
