Warum sich eine Referenzprüfung lohnt
In der Hotellerie geht es oft um Dinge, die man im Vorstellungsgespräch kaum sieht: Kommt jemand pünktlich, hält die Person das Tempo in einem vollen Frühstücksservice, bleibt sie bei einem schwierigen Gast freundlich und übernimmt sie Verantwortung, wenn etwas schiefgeht? Eine frühere Führungskraft hat das monatelang aus der Nähe erlebt.
Eine Referenzprüfung ersetzt nicht Ihr eigenes Urteil. Sie ist eine zusätzliche Kontrolle dessen, was Sie bereits zu wissen glauben, und manchmal der Moment, in dem sich ein Zweifel bestätigt oder ausräumt.
Wann im Prozess
• Erst am Ende: Holen Sie Referenzen ein, wenn Sie jemanden ernsthaft einstellen möchten, nicht bei allen Bewerbenden. Das spart Zeit und verhindert, dass der aktuelle Arbeitgeber zu früh davon erfährt.
• Vor dem Angebot oder als Bedingung: Prüfen Sie vor dem endgültigen Angebot oder machen Sie das Angebot ausdrücklich von einer positiven Referenz abhängig.
• Zügig abschließen: Gute Kandidatinnen und Kandidaten haben oft mehrere Optionen. Planen Sie die Gespräche innerhalb von ein bis zwei Arbeitstagen, damit die Prüfung Ihr Angebot nicht verzögert.
• Je nach Rolle: Bei Schlüsselfunktionen wie Chef de Partie, Front-Office-Leitung oder Nachtrezeption ist eine Prüfung wichtiger als bei einem kurzen befristeten Einsatz, bei dem eine Probeschicht schon viel zeigt.
Wen Sie anrufen
• Die direkte Führungskraft: Sie hat die Arbeit Tag für Tag gesehen. Kollegen oder Freunde liefern meist weniger brauchbare Informationen.
• Aktuell und passend: Möglichst ein Arbeitgeber aus den letzten zwei bis drei Jahren und eine Rolle, die der Stelle bei Ihnen ähnelt.
• Zwei reichen: Zwei gute Gespräche bringen mehr als vier flüchtige.
• Nicht den aktuellen Arbeitgeber ohne Zustimmung: Rufen Sie den aktuellen Arbeitgeber nur an, wenn die Person ausdrücklich zustimmt.
Fragen mit echtem Erkenntniswert
• In welcher Rolle und in welchem Zeitraum haben Sie mit der Person gearbeitet?
• Wie ist sie mit einer vollen Schicht oder einem unerwarteten Ausfall im Team umgegangen?
• Wie zuverlässig war sie bei Dienstplänen, Pünktlichkeit und Schichttausch?
• Worin war sie wirklich stark, und wo brauchte sie Unterstützung?
• Würden Sie die Person wieder einstellen, und wenn nicht, warum nicht?
Stellen Sie offene Fragen und fragen Sie nach Beispielen. Ein allgemeines „super Mitarbeiter“ sagt wenig, eine konkrete Geschichte über ein ausgebuchtes Wochenende sagt viel. Achten Sie auch darauf, was nicht gesagt wird: Eine kurze, vorsichtige Antwort auf die Frage, ob jemand wieder willkommen wäre, verdient eine Nachfrage.
Einwilligung und Datenschutz
• Vorher Einwilligung einholen: Sagen Sie der Person, dass Sie Referenzen einholen möchten und bei wem, und sprechen Sie nur Personen an, die sie genannt oder freigegeben hat.
• Nur Relevantes fragen: Bleiben Sie bei Arbeit, Verhalten und Fähigkeiten. Fragen zu Gesundheit, Privatleben oder anderen persönlichen Dingen gehören nicht in ein Referenzgespräch.
• Sorgfältig dokumentieren: Notieren Sie kurz und sachlich, was Sie hören, bewahren Sie es nicht länger als nötig auf und teilen Sie es nur mit den Personen, die an der Einstellung beteiligt sind.
• Lokale Regeln prüfen: Was bei Referenzen erlaubt ist, unterscheidet sich in Europa von Land zu Land. Stimmen Sie Ihr Vorgehen mit der Personalabteilung oder einer Rechtsberatung ab, wenn Sie in mehreren Ländern rekrutieren.
Fallstricke
• Nur Bestätigung suchen: Wer die Person ohnehin einstellen will, hört schnell nur, was passt. Stellen Sie allen dieselben Fragen.
• Zu viel Gewicht auf eine negative Stimme: Ein schlechtes Verhältnis zu einer Führungskraft sagt nicht alles. Wägen Sie es gegen Gespräch, Probeschicht und die zweite Referenz ab.
• Per E-Mail erledigen: Eine schriftliche Referenz ist oft allgemein und vorsichtig. Ein kurzes Telefonat bringt meist mehr.
• Das Angebot liegen lassen: Eine Referenzprüfung, die eine Woche dauert, kann Sie die Person kosten.
• Keine Rückmeldung: Sagen Sie der Person, wann die Prüfung abgeschlossen ist und was der nächste Schritt ist.
Checkliste für General Manager, Personalabteilung und Abteilungsleitungen
• Holen Sie Referenzen nur bei Personen ein, die Sie ernsthaft einstellen möchten?
• Liegt die Einwilligung vor und weiß die Person, wen Sie anrufen?
• Sprechen Sie mit einer direkten Führungskraft aus einer aktuellen, vergleichbaren Rolle?
• Nutzen Sie für alle denselben kurzen Fragenkatalog?
• Fragen Sie nach konkreten Beispielen?
• Dokumentieren Sie kurz und sachlich und bewahren Sie es nicht länger als nötig auf?
• Schließen Sie die Prüfung innerhalb von ein bis zwei Arbeitstagen ab?
Wann AXXAZ Hospitality hilft
AXXAZ Hospitality vermittelt zuverlässige Fachkräfte aus der Hotellerie an Hotels in Europa, auch wenn Sie eine Stelle schnell besetzen müssen und keine Zeit für ein langes Auswahlverfahren haben. Ein klares Personalbriefing (Zeitraum, Stunden, Schichten, Sprachen, Startdatum) hilft, ob Sie selbst rekrutieren oder über einen Partner buchen. Kontakt aufnehmen, wenn Sie eine Vermittlung oder ein Briefing für eine offene Stelle wünschen.
In einem Satz
Holen Sie Referenzen nur bei Personen ein, die Sie ernsthaft einstellen möchten, mit deren Einwilligung, sprechen Sie mit einer direkten Führungskraft aus einer aktuellen, vergleichbaren Rolle, stellen Sie allen dieselben offenen Fragen mit konkreten Beispielen und schließen Sie innerhalb von ein bis zwei Arbeitstagen ab, damit die Prüfung Ihr Urteil ergänzt, ohne Ihr Angebot zu verzögern.
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