Warum Sie jetzt schon an die Feiertage denken sollten
Für viele Hotels gehört die Festzeit zu den geschäftigsten Wochen des Jahres. Gleichzeitig möchte Ihr eigenes Team gerade dann bei der Familie sein, und erfahrene Zusatzkräfte sind schnell bei anderen Hotels und Restaurants ausgebucht. Hotels, die ihren Bedarf im Oktober kennen und die Dienste im November festlegen, haben die Wahl. Wer im Dezember noch sucht, nimmt, was übrig ist, oft zu höheren Kosten und mit mehr Einarbeitung im stressigsten Moment.
Schritt 1: Bedarf pro Tag und Abteilung einschätzen
Beginnen Sie mit dem, was bereits bekannt ist, und machen Sie es pro Tag konkret:
• Zimmerauslastung: Buchungen und erwartete Last-Minute-Nachfrage rund um Weihnachten und Silvester.
• Restaurant und Frühstück: Weihnachtsessen, Brunches und ein Silvestermenü brauchen oft mehr Service- und Küchenpersonal als ein normaler Abend.
• Bankett und Events: Firmenfeiern im Dezember und eine mögliche Silvestergala, einschließlich Auf- und Abbau.
• Housekeeping: viele Abreisen und Anreisen am selben Tag, vor allem um den 27. Dezember und den 1. Januar.
• Rezeption und Nacht: starke Anreisetage und eine längere Nacht an Silvester.
Vergleichen Sie das mit Ihrer normalen Besetzung. Die Differenz ist die Zahl der zusätzlichen Dienste, die Sie besetzen müssen.
Schritt 2: Feiertagsdienste im eigenen Team fair verteilen
Unmut darüber, wer an Weihnachten arbeiten muss, sorgt jedes Jahr für Spannungen und manchmal für Kündigungen. Was hilft:
• Wünsche früh abfragen: Lassen Sie Mitarbeitende im Oktober angeben, an welchen Tagen sie am liebsten frei hätten.
• Mit einer Rotation arbeiten: Wer letztes Jahr an Weihnachten gearbeitet hat, bekommt dieses Jahr Vorrang für Weihnachten frei oder wählt zwischen Weihnachten und Silvester.
• Den Dienstplan rechtzeitig veröffentlichen: Mitarbeitende möchten ihre eigenen Familienpläne machen können.
• Klar über Zuschläge sein: Feiertags- und Nachtzuschläge unterscheiden sich je nach Land und Tarifvertrag. Lassen Sie prüfen, was für Sie gilt, und kommunizieren Sie es klar.
Schritt 3: Zusatzkräfte früh buchen
Wenn das eigene Team nicht reicht, regeln Sie die Verstärkung im Oktober oder Anfang November:
• Ehemalige und Saisonkräfte fragen: Wer Ihr Hotel schon kennt, ist am schnellsten einsatzbereit.
• Ihren Kandidatenpool nutzen: Kandidaten, die zuvor knapp nicht eingestellt wurden, übernehmen manchmal gern ein paar Dienste.
• Mit einem Partner arbeiten: Vereinbaren Sie pro Tag, wie viele Personen Sie für welche Funktionen und mit welcher Erfahrung und welchen Sprachen brauchen.
• Schriftlich bestätigen: Halten Sie Daten, Zeiten, Funktionen und Tarife fest, damit es im Dezember keine Missverständnisse gibt.
Schritt 4: Zusatzkräfte am Tag selbst sofort einsatzfähig machen
Eine Zusatzkraft, die an Silvester erst die Teller suchen muss, hilft wenig. Bereiten Sie deshalb vor:
• Ein kurzes Briefing pro Funktion: Menü, Serviceablauf, Kassensystem, Kleiderordnung und wer die Leitung hat.
• Eine feste Ansprechperson: pro Schicht eine erfahrene Kollegin oder ein erfahrener Kollege, die oder der neue Leute auffängt.
• Praktisches vorab klären: Zugang, Dienstkleidung, Personalessen, Parken oder Anfahrt, vor allem bei späten Diensten nach Mitternacht.
• Eine kurze Probeschicht: Lassen Sie neue Leute wenn möglich schon Anfang Dezember einen normalen Dienst mitlaufen.
Schritt 5: Ausfälle einplanen
Erkältungen und Grippe haben im Dezember Hochsaison. Planen Sie deshalb Ausfälle ein:
• Eine Reserveliste: einige Personen, die kurzfristig einspringen können, mit klaren Absprachen zur Erreichbarkeit.
• Cross-Training: Mitarbeitende, die sowohl Frühstück als auch Bankett können, geben Ihnen Spielraum.
• Prioritäten pro Abteilung: Legen Sie vorab fest, welche Dienste immer besetzt sein müssen und wo Sie bei Ausfällen vorübergehend reduzieren können.
Ein einfacher Zeitplan
• Oktober: Bedarf pro Tag einschätzen, Wünsche des Teams einholen, Zusatzbedarf festlegen.
• Anfang November: Feiertagsdienstplan für das eigene Team festlegen, Zusatzkräfte und Partner bestätigen.
• Ende November: Briefings vorbereiten, Reserveliste aufstellen, Praktisches regeln.
• Dezember: kurze Kennenlernschichten, tägliche Prüfung von Besetzung und Ausfällen.
• Januar: auswerten, was funktioniert hat und wen Sie nächstes Jahr wieder fragen möchten.
Checkliste für HR, Abteilungsleitungen und General Manager
• Wissen Sie pro Tag und Abteilung, wie viele zusätzliche Dienste nötig sind?
• Sind die Wünsche des Teams eingeholt und ist die Verteilung fair und nachvollziehbar?
• Kennen die Mitarbeitenden den Feiertagsdienstplan vor Ende November?
• Sind Zusatzkräfte schriftlich mit Daten, Zeiten und Funktionen bestätigt?
• Liegt für jede Funktion ein kurzes Briefing bereit?
• Gibt es eine Reserveliste für Ausfälle?
• Sind Feiertagszuschläge und Regeln in Ihrem Land geprüft?
Wann AXXAZ Hospitality hilft
AXXAZ Hospitality stellt Hotels in ganz Europa zuverlässiges Gastgewerbepersonal zur Verfügung. Für die Festzeit können wir zusätzliches Service-, Küchen-, Housekeeping- und Bankettpersonal an den Tagen einsetzen, an denen Ihr eigenes Team es nicht allein schafft. Je früher Sie Ihren Bedarf teilen, desto besser können wir die passenden Leute sichern. Grundlage ist ein klares Personalbriefing. Kontakt aufnehmen.
In einem Satz
Schätzen Sie den Bedarf jetzt pro Tag ein, verteilen Sie Feiertagsdienste fair, buchen Sie Zusatzkräfte im November und halten Sie Briefing und Reserveliste bereit, bevor der Dezember beginnt.
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