Begin bij covers, niet bij kamers
De kamerbezetting zegt veel over het ontbijt, maar voor lunch en diner telt iets anders: het aantal couverts. Hotelgasten die in het restaurant eten, gasten van buiten, groepen, roomservice en de bar met kleine gerechten tellen allemaal mee. Houd per dienst bij hoeveel covers er waren en hoeveel er verwacht werden. Na een paar maanden ziet u vaste patronen per weekdag, per seizoen en rond evenementen in de stad. Die cijfers horen in dezelfde prognose als de rest van het personeelsrooster, zodat de keuken niet apart op gevoel wordt ingeroosterd.
Leg per post een minimumbezetting vast
Elke keuken heeft posten die bemand moeten zijn zodra de kaart open is, ongeacht het aantal gasten: bijvoorbeeld de warme kant, de koude kant en desserts. Een kaart met acht gerechten draait niet met één kok, ook niet bij twintig covers. Vraag de chef om per dienst op papier te zetten:
• welke posten minimaal bemand zijn;
• op welk niveau, bijvoorbeeld chef de partie of commis;
• van hoe laat tot hoe laat, inclusief opstarten en afsluiten.
Dat is de ondergrens. Kunt u die op een rustige dag niet betalen, dan is de vraag eerder of de kaart kleiner moet dan of er een kok minder kan.
Werk met drempels voor extra inzet
Boven de minimumbezetting helpt een eenvoudige afspraak: vanaf hoeveel covers komt er iemand bij? Bijvoorbeeld: tot zestig covers de vaste bezetting, daarboven een extra commis aan de warme kant, en bij een groepsmenu of meer dan honderd covers een extra kok. De juiste getallen verschillen per kaart, keukenindeling en hoeveel er vooraf wordt voorbereid, dus bepaal ze samen met de chef en stel ze bij als de praktijk anders blijkt. Het belangrijkste is dat de afspraak er is. Dan weet de planner wat te doen als de reserveringen oplopen, en hoeft de chef niet elke week opnieuw te onderhandelen.
Vergeet de spoelkeuken en stewarding niet
Spoelers worden vaak als laatste ingeroosterd en als eerste geschrapt. Toch stopt een keuken zonder schone borden, pannen en gastronormbakken net zo goed als zonder koks. Plan de spoelkeuken op de momenten dat het werk er echt is: na het ontbijt, tijdens en na het diner en na banketten. Een spoeler die om half elf naar huis gaat terwijl het banket om elf uur eindigt, schuift het werk door naar de ochtendploeg, en die begint dan al met een achterstand. Reken ook het schoonmaken van de keuken aan het eind van de dag mee in de uren.
Plan mise-en-place als aparte tijd
Snijwerk, fonds, sauzen en desserts kosten tijd. Gebeurt die voorbereiding tijdens de service, dan gaat het mis zodra het druk wordt. Plan op drukke dagen een vroege dienst of een paar uur overlap voor de mise-en-place. Dat werk kan vaak door een commis of een minder ervaren kracht worden gedaan, met een duidelijke lijst van de chef. Zo houdt u de ervaren koks vrij voor de service, waar ze het meest nodig zijn.
Ontbijt, à la carte en banket zijn drie verschillende vragen
Het ontbijt is goed te voorspellen op basis van de kamerbezetting en heeft een kort, hevig piekmoment. Het à-la-carterestaurant schommelt per avond. Een banket is vooraf bekend, maar vraagt veel handen tegelijk. Behandel ze niet als één rooster. Een banket voor honderdtwintig personen naast een vol restaurant vraagt een eigen team of tijdig geregelde extra inzet. Meer daarover leest u in banket- en eventbezetting en ontbijtbezetting.
Zorg voor een vaste overdracht bij nieuwe of extra koks
Een ervaren kok die voor het eerst in uw keuken staat, kan koken, maar kent uw kaart, uw recepturen en uw afspraken nog niet. Fouten ontstaan vooral bij allergenen, etikettering en registraties voor voedselveiligheid. Houd daarom een korte, vaste overdracht aan het begin van de dienst: welke gerechten, welke allergenen per gerecht, waar de registraties liggen en wie het aanspreekpunt is. Een allergenenoverzicht per gerecht dat in de keuken hangt, helpt iedereen, ook het eigen team.
Vaste kern en flexibele inzet: wie doet wat?
De chef, de sous-chef en de chefs de partie die de kaart en de keuken kennen, horen tot de vaste kern. Commis, spoelers, voorbereidingsdiensten en extra handen bij banketten kunt u flexibeler invullen, met oproepkrachten of extra krachten van buiten. Die flexibele inzet is zinvol bij voorspelbare pieken en bij uitval. Ze is minder geschikt om een structureel tekort aan vaste koks op te vangen. Zet u maandenlang elke week externe koks in op dezelfde post, dan is dat een signaal om een vaste functie te openen.
Bespreek de bezetting elke week kort met de chef
Een kwartier per week is genoeg: hoeveel covers waren er tegenover de prognose, hoe lang stonden borden op de pass, hoeveel overuren zijn er gemaakt, welke gerechten gingen van de kaart en hoe groot was de achterstand in de spoelkeuken? Pas de drempels aan als ze niet kloppen. Overuren in de keuken zijn vaak het eerste teken dat de bezetting te krap is, en lange dagen zijn in keukens een van de bekendste redenen dat goede koks vertrekken.
Checklist voor general managers en chefs
• Houdt u per dienst het aantal covers bij en vergelijkt u dat met de prognose?
• Is per dienst vastgelegd welke posten minimaal bemand zijn, en op welk niveau?
• Zijn er afgesproken drempels voor een extra kok of commis bij meer covers of groepen?
• Is de spoelkeuken ingepland tot het werk echt klaar is, ook na banketten?
• Is er op drukke dagen aparte tijd voor de mise-en-place?
• Krijgt een banket een eigen bezetting als het samenvalt met een vol restaurant?
• Krijgen nieuwe en extra koks een vaste overdracht met allergenen en hygiëneafspraken?
• Bespreekt u wekelijks met de chef covers, overuren en knelpunten?
Wanneer AXXAZ Hospitality helpt
AXXAZ Hospitality levert betrouwbaar horecapersoneel aan hotels in heel Europa, ook voor de keuken: koks, commis en spoelers voor drukke weken, banketten of uitval. Hoe duidelijker uw minimumbezetting en drempels zijn vastgelegd, hoe gerichter wij kunnen aanvullen. Dat gebeurt op basis van een duidelijke personeelsbriefing. Neem contact op.
In één zin
Plan de keuken op covers, leg per post een minimum en duidelijke drempels vast, rooster de spoelkeuken en de voorbereiding mee in en zet extra krachten in voor pieken en uitval, niet voor een structureel tekort.
Meer informatie — Inzichten
