Waarom open sollicitatieochtenden werken voor hotels
Voor functies waarin u veel mensen nodig heeft, zoals housekeeping, bediening, ontbijt, afwas en receptie, telt vooral snelheid. Veel kandidaten voor deze functies solliciteren bij meerdere werkgevers tegelijk en kiezen voor wie het eerst een concreet aanbod doet. Een procedure met een online formulier, een telefoontje, een eerste gesprek en een tweede gesprek duurt al snel weken. Op een open sollicitatieochtend komen kandidaten op een vast moment langs, spreken ze direct met een leidinggevende en horen ze snel waar ze aan toe zijn. U ziet bovendien meteen hoe iemand zich presenteert, op tijd komt en met mensen omgaat. Dat zegt voor gastgerichte functies vaak meer dan een cv.
Wanneer het past en wanneer niet
Een open ochtend werkt goed als u meerdere vergelijkbare functies tegelijk wilt invullen, bijvoorbeeld voor het hoogseizoen, na een uitbreiding of als er in één afdeling meerdere plekken open staan. Ook voor kandidaten die niet gewend zijn aan lange schriftelijke procedures is het een laagdrempelige ingang.
Voor specialistische en leidinggevende functies is een klassieke procedure meestal beter. Denk aan een chef-kok, een sous-chef, een hoofd housekeeping, een revenue manager of een general manager. Daar wilt u meer tijd voor een inhoudelijk gesprek, referenties en vaak een proefdienst. U kunt zulke kandidaten wel uitnodigen om de ochtend als eerste kennismaking te gebruiken, maar neem de beslissing dan niet op dezelfde dag.
Voorbereiding: ruimte, tijdsloten, scorekaart en interviewers
De kwaliteit van de ochtend wordt bepaald in de week ervoor. Leg in ieder geval vast:
• Welke functies open staan: per afdeling het aantal plekken, de uren, de diensten en de startdatum. Kandidaten willen dat weten, en interviewers moeten hetzelfde verhaal vertellen.
• De ruimte: een vergaderzaal of een rustig deel van het restaurant buiten de openingstijden, met een plek om te wachten en aparte tafels voor de gesprekken. Niet in een rommelig kantoor achter de receptie.
• Het schema: werk met tijdsloten van bijvoorbeeld een half uur, met een vast aantal kandidaten per slot. Zo voorkomt u een lange rij om negen uur en lege tafels om elf uur.
• Wie de gesprekken voert: bij voorkeur de leidinggevenden van de afdelingen die mensen zoeken, aangevuld met iemand van HR. Plan hun diensten zo dat ze niet halverwege weg moeten.
• Eén scorekaart per functie: vier tot zes punten, zoals beschikbaarheid, ervaring, taal, gastgerichtheid en houding, met een eenvoudige score. Zo kunnen verschillende interviewers aan het eind van de ochtend eerlijk vergelijken.
Zo nodigt u kandidaten uit
Een open ochtend werkt alleen als genoeg geschikte mensen ervan weten. Combineer meerdere kanalen:
• Vacaturesites en uw eigen website: een korte aankondiging met datum, tijd, adres en de functies waarvoor u zoekt.
• Lokale kanalen: sociale media, hotelscholen en opleidingen in de buurt, buurthuizen en lokale werkgeversnetwerken.
• Bestaande kandidaten: mensen die eerder solliciteerden, net niet werden gekozen of in uw kandidatenpool staan.
• Uw eigen team: vraag medewerkers de uitnodiging te delen in hun netwerk.
Vermeld duidelijk het tijdvenster, of aanmelden vooraf nodig is of dat mensen ook zonder afspraak kunnen binnenlopen, en wat ze moeten meenemen, zoals een identiteitsbewijs en hun beschikbaarheid. Laat mensen die zich aanmelden een tijdslot kiezen. Houd daarnaast ruimte vrij voor wie spontaan binnenloopt.
De ochtend zelf: van ontvangst tot gesprek
Kandidaten beoordelen u op deze ochtend net zo goed als u hen. Een vaste opzet helpt:
• Ontvangst: een tafel met iemand die kandidaten verwelkomt, gegevens noteert en uitlegt hoe de ochtend verloopt. Zorg voor water en koffie.
• Korte introductie: een paar minuten over het hotel, de afdelingen, de werktijden en wat u biedt. Dat kan per groep, zodat u het niet tientallen keren herhaalt.
• Gesprekken van tien tot vijftien minuten: vaste vragen per functie, ruimte voor vragen van de kandidaat en direct de scorekaart invullen.
• Optioneel een korte praktijkopdracht: een bed opmaken, een tafel dekken of een kort rollenspel aan de balie. Kort, veilig en zonder dat kandidaten onbetaald productief werk doen.
• Respect voor de gasten: houd kandidaten uit de lobby en gastenruimtes, gebruik een aparte ingang als dat kan en informeer de receptie vooraf.
Vertel iedere kandidaat aan het eind wanneer hij of zij uitsluitsel krijgt, en houd u daaraan.
Beslis dezelfde dag of binnen 24 tot 48 uur
Het grootste voordeel van een open ochtend gaat verloren als u daarna een week niets laat horen. Leg direct na afloop met de interviewers de scorekaarten naast elkaar en beslis per functie. Bel goede kandidaten dezelfde dag of de volgende ochtend met een concreet aanbod: functie, uren, startdatum en salaris. Stuur wie niet door is binnen twee dagen een kort en vriendelijk bericht. Sterke kandidaten die u nu niet kunt aannemen, vraagt u of ze in uw kandidatenpool willen blijven. Spreek af wanneer u weer contact opneemt, zodat u ze bij de volgende vacature direct kunt benaderen.
Veelgemaakte fouten
• Geen scorekaart: aan het eind van de ochtend weet niemand meer precies wie wie was, en wordt de keuze een gevoelskwestie.
• Te veel kandidaten per tijdslot: lange wachttijden en gehaaste gesprekken, waardoor goede mensen voortijdig vertrekken.
• Gesprekken in een rommelige ruimte: een vol kantoor of een gang naast de keuken geeft een slechte eerste indruk van het hotel als werkgever.
• Onduidelijk over uren en salaris: kandidaten die later pas horen wat de functie inhoudt, haken alsnog af.
• Trage terugkoppeling: wie dagen moet wachten, neemt de baan die eerder werd aangeboden.
Checklist voor general managers en HR
• Staat per afdeling vast welke functies, uren en startdata open staan?
• Is er een rustige, nette ruimte met een wachtplek, los van de gastenruimtes?
• Zijn er tijdsloten met een vast aantal kandidaten, plus ruimte voor binnenlopers?
• Zijn de interviewers ingeroosterd en hebben ze één scorekaart per functie?
• Is de uitnodiging gedeeld via vacaturesites, lokale kanalen, de kandidatenpool en het eigen team?
• Weet iedere kandidaat wat hij moet meenemen en wanneer hij uitsluitsel krijgt?
• Zijn de beslissingen en aanbiedingen binnen 24 tot 48 uur gepland?
Wanneer AXXAZ Hospitality helpt
AXXAZ Hospitality levert betrouwbaar horecapersoneel aan hotels in heel Europa. Levert een open ochtend minder mensen op dan u nodig heeft, of moeten diensten al worden gedraaid voordat nieuwe medewerkers starten, dan vullen wij aan met kandidaten die al zijn gescreend op beschikbaarheid, taal en functie, op basis van een duidelijke personeelsbriefing. Neem contact op.
In één zin
Bereid een open sollicitatieochtend goed voor met vaste tijdsloten, een nette ruimte en één scorekaart per functie, en beslis binnen 24 tot 48 uur, zodat goede kandidaten niet bij een ander tekenen.
Meer informatie — Inzichten
