Warum Vorjahr plus Erhöhung kein Personalplan ist
Das Lohnbudget dieses Jahres zeigt, was Sie ausgegeben haben, nicht was Sie gebraucht hätten. Waren Sie im Sommer knapp besetzt und haben das mit Überstunden und kurzfristigen Aushilfen aufgefangen, taucht diese Belastung nirgends in den Zahlen auf. Umgekehrt kann eine Abteilung jahrelang eine Stammkraft zu viel haben, ohne dass es jemandem auffällt. Ein guter Plan beginnt deshalb nicht bei den Kosten, sondern beim Bedarf: Wie viele Schichten braucht jede Abteilung im nächsten Jahr pro Monat? Erst danach rechnen Sie aus, was das kostet.
Schritt 1: schätzen Sie den Bedarf pro Monat
Nutzen Sie die besten Informationen, die Sie jetzt haben, auch wenn sie noch nicht vollständig sind:
• Belegung pro Monat: die Prognose aus dem Revenue Management oder die Zahlen dieses Jahres, korrigiert um das, was Sie bereits wissen.
• Gruppen und Veranstaltungen: bestätigte und wahrscheinliche Tagungen, Hochzeiten und Gruppenreisen.
• F&B: erwartete Frühstücksgäste, Gedecke im Restaurant und Bankette.
• Veränderungen: neue Öffnungszeiten, eine Renovierung, zusätzliche Zimmer oder ein Outlet, das schließt.
Planen Sie nicht Woche für Woche, das kommt später im Dienstplan. Für das Budget reicht ein Bild pro Monat.
Schritt 2: übersetzen Sie den Bedarf in Schichten pro Abteilung
Nicht jede Abteilung bewegt sich mit der Belegung. Unterscheiden Sie pro Abteilung zwischen:
• Fester Besetzung: Schichten, die immer nötig sind, egal wie ruhig es ist. Etwa eine Rezeption, die rund um die Uhr geöffnet ist, der Nachtdienst oder die Haustechnik.
• Variabler Besetzung: Schichten, die sich mit der Zahl der Gäste bewegen, etwa Housekeeping, Frühstück und Service.
Für den variablen Teil verwenden Sie Ihre eigenen Richtwerte, zum Beispiel die Zahl der Zimmer pro Zimmerreinigungskraft und Schicht oder die Gedecke pro Servicekraft. So erhalten Sie pro Abteilung und Monat eine Zahl an Schichten statt eines Betrags.
Schritt 3: rechnen Sie Schichten in Vollzeitstellen um
Eine Vollzeitkraft arbeitet nicht 52 Wochen lang fünf Schichten. Ziehen Sie ab, was in der Praxis nicht gearbeitet wird:
• Urlaub: in der EU mindestens vier Wochen bezahlter Jahresurlaub, in vielen Ländern und Tarifverträgen mehr.
• Feiertage und Freizeitausgleich: je nach Land und Tarifvertrag.
• Krankheitsausfall: verwenden Sie Ihre eigene Quote aus diesem Jahr, keinen Landesdurchschnitt.
• Schulungen und Besprechungen: Stunden, die bezahlt, aber nicht auf der Fläche geleistet werden.
Oft landen Sie bei grob 210 bis 220 effektiven Schichten pro Vollzeitkraft im Jahr. Teilen Sie die benötigten Schichten durch diese Zahl, und Sie wissen, wie viele Vollzeitstellen Sie wirklich brauchen. Das ist fast immer mehr, als wenn Sie nur auf den Dienstplan schauen.
Schritt 4: teilen Sie Stammteam und flexible Reserve auf
Stellen Sie nicht für die Spitze fest ein, aber auch nicht für das Tal. Eine praktische Aufteilung:
• Stammteam: genug feste Kräfte, um die ruhigsten Monate selbst zu stemmen, einschließlich der festen Besetzung aus Schritt 2.
• Eigene Flex: Teilzeitkräfte, die in starken Monaten Mehrstunden möchten, und Saisonkräfte, die Sie bereits kennen.
• Externe Absicherung: für Spitzen, die zu kurz oder zu unvorhersehbar sind, um selbst zu rekrutieren, etwa eine große Tagung oder ein Sommer mit hoher Belegung.
Legen Sie im Plan fest, welchen Teil der Spitze Sie mit welcher Quelle abdecken. Dann wissen Sie schon im Mai, wen Sie im August anrufen.
Schritt 5: planen Sie Fluktuation und Recruiting über das Jahr
Auch wenn das Team jetzt vollständig ist, werden im nächsten Jahr Leute gehen. Schauen Sie auf die Fluktuation pro Abteilung der letzten zwölf Monate und gehen Sie davon aus, dass sie ungefähr gleich bleibt. Tragen Sie dann in einen Recruitingkalender ein:
• Ersatz für Fluktuation: wie viele Personen pro Abteilung Sie voraussichtlich ersetzen müssen, und wann.
• Saisonrecruiting: beginnen Sie acht bis zwölf Wochen, bevor jemand anfangen soll, bei Schlüsselpositionen früher.
• Einarbeitungszeit: neue Kräfte sind in den ersten Wochen nicht voll einsetzbar. Rechnen Sie diese Überschneidung in Stunden und Kosten mit ein.
• Recruitingkosten: Stellenanzeigen, Vermittlungsgebühren und die Zeit der Führungskräfte für Gespräche.
Schritt 6: lassen Sie Raum für Unvorhergesehenes
Ein Plan, der exakt aufgeht, steht schon im Februar unter Druck. Reservieren Sie einen kleinen Puffer für das, was Sie nicht vorhersagen können: eine Kollegin, die monatelang ausfällt, eine Gruppe, die kurzfristig dazukommt, oder eine Stelle, die länger offen bleibt als gedacht. Weisen Sie diesen Puffer als eigene Position aus, damit er nicht unbemerkt in Überstunden aufgeht.
Schritt 7: machen Sie den Plan zum Arbeitsdokument
Ein Personalplan, der in einem Ordner verschwindet, hilft niemandem. Vergleichen Sie jeden Monat pro Abteilung geplante und tatsächliche Schichten, Überstunden und externe Kräfte. Passen Sie den Plan jedes Quartal an die neueste Prognose an. Besprechen Sie ihn mit den Abteilungsleitungen: Sie sehen als Erste, wo es klemmt, und halten sich eher an einen Plan, an dem sie selbst mitgearbeitet haben.
Rechenbeispiel: Housekeeping in einem Hotel mit 80 Zimmern
Angenommen, Sie erwarten im nächsten Jahr eine durchschnittliche Belegung von 72 Prozent. Das sind im Schnitt 58 belegte Zimmer pro Tag. Bei einem Richtwert von 15 Zimmern pro Schicht, nur als Beispiel, denn Ihr eigener Wert hängt von Zimmertyp und Zahl der Abreisen ab, brauchen Sie knapp vier Schichten pro Tag, gut 1.400 im Jahr. Bei 215 effektiven Schichten pro Vollzeitkraft sind das etwa 6,5 Vollzeitstellen.
Dieser Bedarf ist aber nicht gleichmäßig verteilt. Im Januar brauchen Sie bei 50 Prozent Belegung etwa 19 Schichten pro Woche, im August bei 90 Prozent über 33. Ein Stammteam, das die ruhigen Monate trägt, plus rund 14 zusätzliche Schichten pro Woche in der Spitze über Mehrstunden, Saisonkräfte und externe Absicherung, ist dann realistischer als 6,5 Vollzeitstellen in fester Anstellung.
Checkliste für General Manager, HR und Controlling
• Beginnt der Plan beim erwarteten Bedarf pro Monat und nicht beim Budget dieses Jahres?
• Ist pro Abteilung zwischen fester und variabler Besetzung unterschieden?
• Sind Schichten in Vollzeitstellen umgerechnet, abzüglich Urlaub, Krankheit und Schulung?
• Ist festgelegt, welcher Teil der Spitze mit eigener Flex und welcher extern abgedeckt wird?
• Stehen erwartete Fluktuation, Saisonrecruiting und Einarbeitungszeit in einem Recruitingkalender?
• Gibt es einen eigenen Puffer für Unvorhergesehenes?
• Wird der Plan monatlich mit der Wirklichkeit verglichen und jedes Quartal angepasst?
Wann AXXAZ Hospitality hilft
AXXAZ Hospitality stellt Hotels in ganz Europa zuverlässiges Gastgewerbepersonal zur Verfügung. Wenn Sie schon wissen, wo im nächsten Jahr die Spitzen liegen, können wir vorab erfahrene Kräfte in Housekeeping, Rezeption, Service oder Küche vereinbaren, damit Sie diese Spitzen nicht mit fester Stellenzahl oder Überstunden auffangen müssen. Grundlage ist ein klares Personalbriefing. Kontakt aufnehmen.
In einem Satz
Beginnen Sie beim Bedarf pro Monat, rechnen Sie ihn in Schichten und Vollzeitstellen um, teilen Sie Stammteam und Flex auf, planen Sie Fluktuation und Recruiting über das Jahr und vergleichen Sie den Plan jeden Monat mit der Wirklichkeit.
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