Waarom vorig jaar plus indexatie geen personeelsplan is
Het loonbudget van dit jaar laat zien wat u heeft uitgegeven, niet wat u nodig had. Zat u in de zomer krap en heeft u dat opgevangen met overuren en last-minute invallers, dan zit die rek nergens in de cijfers. Andersom kan een afdeling jarenlang een vaste kracht te veel hebben zonder dat iemand het merkt. Een goed plan begint daarom niet bij de kosten, maar bij de vraag: hoeveel diensten heeft elke afdeling volgend jaar per maand nodig? Pas daarna rekent u uit wat dat kost.
Stap 1: schat de vraag per maand in
Gebruik de beste informatie die u nu heeft, ook als die nog niet compleet is:
• Bezetting per maand: de forecast van revenue management, of de cijfers van dit jaar met een correctie voor wat u al weet.
• Groepen en evenementen: bevestigde en waarschijnlijke congressen, bruiloften en groepsreizen.
• F&B: verwachte ontbijtgasten, couverts in het restaurant en banketten.
• Veranderingen: nieuwe openingstijden, een renovatie, extra kamers of een outlet die sluit.
Maak geen plan per week, dat komt later in het rooster. Voor de begroting is een beeld per maand genoeg.
Stap 2: vertaal de vraag naar diensten per afdeling
Niet elke afdeling beweegt mee met de bezetting. Maak per afdeling onderscheid tussen:
• Vaste bezetting: diensten die altijd nodig zijn, hoe rustig het ook is. Denk aan de receptie die 24 uur open is, de nachtdienst of de technische dienst.
• Variabele bezetting: diensten die meebewegen met het aantal gasten, zoals housekeeping, ontbijt en bediening.
Voor het variabele deel gebruikt u uw eigen normen, bijvoorbeeld het aantal kamers per roomattendant per dienst of het aantal couverts per medewerker in de bediening. Zo krijgt u per afdeling en per maand een aantal diensten in plaats van een bedrag.
Stap 3: reken diensten om naar fte
Een voltijdmedewerker draait niet 52 weken lang vijf diensten. Haal er af wat er in de praktijk niet gewerkt wordt:
• Vakantie: in de EU minimaal vier weken betaald verlof per jaar, in veel landen en cao's meer.
• Feestdagen en compensatie: afhankelijk van uw land en cao.
• Verzuim: gebruik uw eigen percentage van dit jaar, niet een landelijk gemiddelde.
• Training en overleg: uren die wel betaald worden maar niet op de vloer staan.
Vaak komt u uit op ruwweg 210 tot 220 effectieve diensten per voltijdkracht per jaar. Deel het aantal benodigde diensten door dat getal en u weet hoeveel fte u echt nodig heeft. Dat is bijna altijd meer dan wanneer u alleen naar het rooster kijkt.
Stap 4: verdeel vaste kern en flexibele schil
Huur niet voor de piek in vaste dienst, en ook niet voor het dal. Een praktische verdeling:
• Vaste kern: genoeg vaste mensen om de rustigste maanden zelf te draaien, met de vaste bezetting uit stap 2 erin.
• Eigen flex: parttimers die in drukke maanden extra uren willen, en seizoenskrachten die u kent.
• Externe cover: voor pieken die te kort of te onvoorspelbaar zijn om zelf te werven, zoals een groot congres of een zomer met hoge bezetting.
Leg in het plan vast welk deel van de piek u met welke bron opvangt. Dan weet u in mei al wie u in augustus belt.
Stap 5: plan verloop en werving in de tijd
Ook als het team nu compleet is, vertrekken er volgend jaar mensen. Kijk naar het verloop per afdeling van de afgelopen twaalf maanden en ga ervan uit dat het ongeveer zo blijft. Zet daarna in een wervingskalender:
• Vervanging van verloop: hoeveel mensen per afdeling u naar verwachting moet vervangen, en wanneer.
• Seizoenswerving: begin acht tot twaalf weken voordat iemand moet starten, voor sleutelfuncties eerder.
• Inwerktijd: nieuwe mensen draaien de eerste weken niet volledig mee. Reken die overlap mee in uren en kosten.
• Wervingskosten: vacatureplaatsingen, bemiddeling en de tijd van leidinggevenden voor gesprekken.
Stap 6: houd ruimte voor het onvoorziene
Een plan dat precies sluit, staat in februari al onder druk. Reserveer een kleine buffer voor wat u niet kunt voorspellen: een collega die maanden uitvalt, een groep die er last-minute bij komt of een vacature die langer openstaat dan gedacht. Maak die buffer zichtbaar als aparte post, zodat hij niet ongemerkt opgaat aan overuren.
Stap 7: maak het plan een werkdocument
Een personeelsplan dat in een map verdwijnt, helpt niemand. Vergelijk elke maand per afdeling de geplande en de werkelijke diensten, overuren en inhuur. Stel het plan ieder kwartaal bij met de nieuwste forecast. Bespreek het met de afdelingshoofden: zij zien als eerste waar het knelt, en ze houden zich beter aan een plan dat ze zelf hebben helpen maken.
Rekenvoorbeeld: housekeeping in een hotel met 80 kamers
Stel dat u volgend jaar een gemiddelde bezetting van 72 procent verwacht. Dat zijn gemiddeld 58 bezette kamers per dag. Met een norm van 15 kamers per dienst, een rekenvoorbeeld want uw eigen norm hangt af van kamertype en het aantal vertrekken, heeft u bijna vier diensten per dag nodig, ruim 1.400 per jaar. Bij 215 effectieve diensten per voltijdkracht is dat ongeveer 6,5 fte.
Maar die vraag is niet gelijk verdeeld. In januari, bij 50 procent bezetting, heeft u ongeveer 19 diensten per week nodig, in augustus bij 90 procent ruim 33. Een vaste kern die de rustige maanden draait, plus zo'n 14 extra diensten per week in de piek via extra uren, seizoenskrachten en externe cover, is dan realistischer dan 6,5 fte in vaste dienst.
Checklist voor general managers, HR en controllers
• Begint het plan bij de verwachte vraag per maand, en niet bij het budget van dit jaar?
• Is per afdeling onderscheid gemaakt tussen vaste en variabele bezetting?
• Zijn diensten omgerekend naar fte, met vakantie, verzuim en training eraf?
• Is vastgelegd welk deel van de piek met eigen flex en welk deel extern wordt opgevangen?
• Staan verwacht verloop, seizoenswerving en inwerktijd in een wervingskalender?
• Is er een aparte buffer voor het onvoorziene?
• Wordt het plan maandelijks vergeleken met de werkelijkheid en ieder kwartaal bijgesteld?
Wanneer AXXAZ Hospitality helpt
AXXAZ Hospitality levert betrouwbaar horecapersoneel aan hotels in heel Europa. Als u volgend jaar al weet waar de pieken zitten, kunnen we vooraf afspraken maken over ervaren krachten in housekeeping, receptie, bediening of keuken, zodat u die pieken niet met vaste formatie of overuren hoeft op te vangen. Dat gebeurt op basis van een duidelijke personeelsbriefing. Neem contact op.
In één zin
Begin bij de vraag per maand, reken die om naar diensten en fte, verdeel vaste kern en flex, plan verloop en werving in de tijd en vergelijk het plan elke maand met de werkelijkheid.
Meer informatie — Inzichten
