Warum der Spa eine eigene Besetzungsfrage ist
Im übrigen Hotel folgt die Arbeit vor allem der Zimmerbelegung. Im Spa hängt sie von gebuchten Behandlungen, Tagesarrangements und externen Gästen ab. Eine Behandlung dauert oft 60 bis 90 Minuten und braucht eine Therapeutin oder einen Therapeuten für einen Gast. Einen vollen Nachmittag können Sie deshalb nicht auffangen, indem Sie jemanden aus einer anderen Abteilung dazuholen. Wer den Spa wie Housekeeping oder Service besetzt, hat an ruhigen Vormittagen zu viele Leute und am Samstagnachmittag zu wenige.
Erfassen Sie zuerst die Rollen
Ein Hotelspa hat meist diese Rollen: Spa-Rezeption oder Spa-Host (Empfang, Buchungen, Verkauf), Therapeutinnen und Therapeuten wie Masseure und Kosmetikerinnen, Spa- oder Badmitarbeitende für Auffüllen, Aufräumen und Aufsicht im Nassbereich, Reinigung sowie eine verantwortliche Person für Sauna, Pool und Wasserqualität. Darüber steht eine Spa-Leitung. In einem kleineren Spa vereint eine Person oft mehrere Rollen. Legen Sie fest, welche Aufgaben zu welcher Rolle gehören, damit Therapeuten sich nicht zwischen den Behandlungen auch um Handtücher und den Pool kümmern müssen.
Rechnen Sie mit Behandlungsräumen und Behandlungsstunden
Ihre maximale Kapazität ist die Zahl der Behandlungsräume mal die Öffnungsstunden. Davon gehen die Wechselzeiten zwischen Behandlungen ab, um den Raum aufzuräumen und vorzubereiten, sowie die Pausen. Zudem kann niemand den ganzen Tag ohne Unterbrechung massieren. Legen Sie deshalb pro Rolle gemeinsam mit Ihrem Team eine realistische Zahl von Behandlungen pro Schicht fest. So wissen Sie, wie viele Therapeuten Sie brauchen, um an einem vollen Tag alle Räume zu nutzen, und wie viele an einem normalen Wochentag.
Bauen Sie den Dienstplan auf Buchungen auf
Das Buchungssystem des Spas ist Ihre wichtigste Quelle. Schauen Sie ein bis zwei Wochen voraus auf gebuchte Behandlungen, Arrangements und Gruppen und legen Sie das neben die erwartete Hotelbelegung. Hotelgäste buchen oft kurzfristig, halten Sie daher pro Tag einen Puffer auf Basis der Vorwochen. Planen Sie feste Schichten zu den Zeiten, die fast immer voll sind, und halten Sie für den Rest flexible Stunden bereit. Lesen Sie auch, wie Sie einen Dienstplan nach der Belegungsprognose erstellen.
Qualifikationen: nachfragen und prüfen
Ausbildungen und Abschlüsse für Massage und Kosmetik unterscheiden sich von Land zu Land, und für bestimmte Behandlungen oder die Aufsicht am Pool gelten teils lokale Vorgaben. Verlassen Sie sich nicht auf eine Berufsbezeichnung im Lebenslauf. Fragen Sie, welche Behandlungen jemand selbstständig durchführt, mit welchen Produkten oder Marken jemand gearbeitet hat und wie viele Behandlungen pro Tag jemand gewohnt ist. Prüfen Sie Zertifikate und, wo nötig, einen gültigen Erste-Hilfe- oder Rettungsschwimmernachweis. Was in Ihrem Land Pflicht ist, klären Sie mit Ihrer Beratung oder Ihrem Branchenverband.
Lassen Sie eine Probebehandlung durchführen
Bei Therapeuten sagt ein Gespräch wenig über das Handwerk. Eine Probebehandlung bei der Spa-Leitung oder einer erfahrenen Kollegin zeigt, wie jemand arbeitet: Technik, Hygiene, Erklärung für den Gast, Timing und wie der Raum danach hinterlassen wird. Legen Sie vorab fest, was Sie bewerten, halten Sie es kurz und vergüten Sie es, wo das üblich oder vorgeschrieben ist. Mehr zu dieser Art der Auswahl lesen Sie unter wann sich Probearbeit lohnt.
Stammteam, Aushilfen oder Selbstständige
Ein Stammteam an Therapeuten sorgt für Qualität, Stammgäste, die wiederkommen, und jemanden, der die Arbeitsweise sichert. Für Spitzen wie Wochenenden, Feiertage und Gruppenarrangements können Sie mit Aushilfen, Zeitarbeitskräften oder selbstständigen Therapeuten arbeiten. Achten Sie bei Selbstständigen auf die Regeln in Ihrem Land zur Scheinselbstständigkeit und Weisungsgebundenheit, und halten Sie Absprachen zu Preisen, Produkten und Stornierungen schriftlich fest. Mehr zu Zeitarbeit in der Hotelbesetzung.
Vergütung: klar und ohne Verkaufsdruck
Im Spa ist es üblich, neben dem Stundenlohn eine Vergütung pro Behandlung oder eine Provision auf Produktverkäufe zu zahlen. Das kann gut funktionieren, wenn der Grundlohn für sich marktgerecht ist und die Regelung leicht verständlich bleibt. Zu viel Fokus auf Verkauf führt zu Gästen, die sich bedrängt fühlen, und zu Spannungen darüber, wer die lukrativen Behandlungen bekommt. Legen Sie auch vorab fest, wie Sie mit Stunden ohne Buchungen umgehen. Siehe Gehaltsbänder für Hotelstellen festlegen.
Berücksichtigen Sie die körperliche Belastung
Massagen und lange Behandlungen sind körperlich anstrengend. Zu viele Behandlungen hintereinander führen zu Beschwerden, Ausfällen und Kündigungen. Wechseln Sie schwere und leichtere Behandlungen ab, planen Sie ausreichend Pausen und vermeiden Sie Schichten mit langen Lücken, in denen jemand unbezahlt wartet. Geteilte Schichten sind im Spa verlockend, kosten aber oft gute Leute. Mehr zu geteilten Schichten und Mitarbeiterbindung.
Die Spa-Rezeption verdient Aufmerksamkeit
Die Spa-Rezeption entscheidet, wie voll der Kalender wird. Sie plant Behandlungen ohne unnötige Lücken, bestätigt Termine, wendet die Stornobedingungen an und berät Gäste. Wählen Sie hier Menschen mit Planungsgeschick und Gastfreundschaft, und sorgen Sie dafür, dass sie wissen, wer welche Behandlung durchführt. In einem kleineren Hotel kann die Hotelrezeption in ruhigen Stunden einen Teil übernehmen, sofern sie dafür geschult ist. Siehe auch Cross-Training für Hotelpersonal.
Hygiene und Technik gehören in den Dienstplan
Saunen, Dampfbäder, Whirlpools und Schwimmbäder brauchen tägliche Kontrollen, Reinigung und Aufzeichnungen, etwa zur Wasserqualität. Diese Arbeit geht schnell unter, wenn sie nur zwischen den Behandlungen passieren soll. Planen Sie diese Aufgaben als feste Bestandteile einer Schicht, mit klarer Zuständigkeit und Vertretung. Klären Sie mit der Haustechnik, wer bei Störungen was tut. So bleibt der Spa sicher und Bereiche müssen nicht unerwartet schließen.
Sprache und Gästekontakt
Spa-Gäste sind oft international, und eine Behandlung beginnt mit einem Gespräch über Wünsche, Beschwerden und Kontraindikationen. Eine Therapeutin muss dieses Gespräch in der Sprache der meisten Gäste gut führen können. Legen Sie pro Rolle fest, welches Sprachniveau wirklich nötig ist: an der Spa-Rezeption meist höher als bei den Badmitarbeitenden. Mehr zu Sprachanforderungen in der Hotelrekrutierung.
Einarbeitung: Menü, Produkte und System
Eine erfahrene Therapeutin kennt ihr Handwerk, aber nicht Ihr Behandlungsmenü, Ihre Produkte, Ihr Buchungssystem und die Art, wie Ihr Hotel Gäste empfängt. Planen Sie in den ersten Tagen einige Behandlungen bei Kolleginnen, eine Einführung in die Produktlinie und eine kurze Schulung im System. Lassen Sie neue Leute mit einfacheren Behandlungen beginnen und bauen Sie das Spektrum über einige Wochen auf. Siehe auch eine gute erste Woche.
Checkliste für Hoteldirektion und Spa-Leitung
• Wissen Sie, welche Aufgaben zu jeder Rolle gehören, und machen Therapeuten nur Behandlungen?
• Haben Sie berechnet, wie viele Therapeuten Sie bei voll genutzten Behandlungsräumen und an einem normalen Tag brauchen?
• Bauen Sie den Dienstplan auf vorausgebuchten Behandlungen plus Puffer für kurzfristige Buchungen auf?
• Prüfen Sie Qualifikationen und lassen Sie Bewerber eine Probebehandlung durchführen?
• Haben Sie ein Stammteam und flexible Kapazität für Spitzen, mit klaren Absprachen?
• Ist die Vergütung klar, mit marktgerechtem Grundlohn und ohne Verkaufsdruck?
• Stehen Hygiene- und Technikkontrollen als feste Aufgaben im Dienstplan?
Wann AXXAZ Hospitality hilft
AXXAZ Hospitality vermittelt zuverlässiges Gastgewerbepersonal an Hotels in ganz Europa. Für Spa und Wellness unterstützen wir Sie mit Spa- und Badmitarbeitenden, Rezeption und Unterstützungskräften für volle Zeiten, damit sich Ihre Stammtherapeuten auf die Behandlungen konzentrieren können. Das beginnt mit einem klaren Personalbriefing.
In einem Satz
Legen Sie die Rollen im Spa fest, rechnen Sie mit Behandlungsräumen und einer realistischen Zahl von Behandlungen pro Schicht, bauen Sie den Dienstplan auf Buchungen auf, prüfen Sie Qualifikationen mit einer Probebehandlung, kombinieren Sie ein Stammteam mit flexiblen Kräften und planen Sie Hygiene und Technik als feste Aufgaben.
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