Wie twee of meer hotels in dezelfde regio heeft, kan open diensten soms opvangen met mensen van het andere hotel. Dat werkt goed als het vooraf is geregeld en slecht als het pas op de dag zelf wordt bedacht. Lees welke functies zich lenen voor delen, hoe u een gedeelde pool opzet, wat u afspreekt over contract, reistijd en inwerken en hoe u voorkomt dat uw beste mensen er de dupe van worden.
28 oktober 2026
Hotels in dezelfde groep of van dezelfde eigenaar hebben vaak niet tegelijk hun drukke dagen. Het ene hotel draait een congres, het andere heeft een rustige week. Door medewerkers op meer dan één locatie in te zetten, vangt u pieken, ziekte en vakanties op zonder meteen extra mensen aan te nemen, en kunt u medewerkers meer uren of een vaster rooster bieden dan één hotel alleen kan.
Functies met dezelfde werkwijze op elke locatie zijn het makkelijkst te delen: housekeeping, ontbijtservice, spoelkeuken, bediening bij banqueting en technische dienst. Receptie en nachtreceptie kunnen ook, maar vragen kennis van het reserveringssysteem, de kassa en de lokale procedures van elk hotel. Functies waarin gastrelaties of teamleiding centraal staan, zoals een afdelingshoofd, deelt u liever niet structureel.
Er zijn grofweg twee vormen. Bij losse uitleen helpt een medewerker af en toe in een ander hotel als daar iemand uitvalt. Bij een gedeelde pool zijn medewerkers vanaf het begin aangenomen voor meerdere locaties en worden ze centraal ingeroosterd. Een pool is voorspelbaarder voor zowel medewerker als hotels, maar vraagt één eigenaar van het rooster. Vergelijk ook met allrounders in een flexibele pool binnen één hotel.
Controleer bij welke juridische entiteit een medewerker in dienst is en of het contract inzet op andere locaties toestaat. Als de hotels verschillende werkgevers zijn, kan inzet in het andere hotel een vorm van uitlenen zijn waarvoor in uw land regels gelden. Laat dit vooraf toetsen door HR of een jurist, en leg de werklocaties en de regeling voor reistijd en reiskosten schriftelijk vast.
Delen werkt alleen als de afstand tussen de hotels klein genoeg is voor de diensten die u vraagt. Een ontbijtdienst om 6:30 in een hotel waar geen vroeg openbaar vervoer naartoe rijdt, is voor veel medewerkers niet haalbaar. Spreek af of reistijd tussen locaties werktijd is en wie de reiskosten betaalt. Lees ook hoe reistijd bij vroege en late diensten retentie beïnvloedt.
Het meest voorkomende probleem is dat elk hotel zijn eigen rooster maakt en dat gedeelde medewerkers dubbel worden ingepland of op het laatste moment worden verschoven. Wijs één persoon of afdeling aan die het rooster van de gedeelde medewerkers beheert, met vaste momenten waarop hotels hun behoefte doorgeven. Gebruik de bezettingsforecast per hotel als basis, zodat u ziet waar de mensen het meest nodig zijn.
Een medewerker die in een ander hotel invalt, moet daar de weg weten: ingangen, linnenkamer, sleutels, kassa, allergenenlijsten, noodprocedures en wie de leidinggevende van dienst is. Plan voor elke nieuwe locatie een korte meeloopdienst en houd per hotel een praktische inwerkkaart bij. Zonder dat kost de eerste dienst op een nieuwe locatie veel tijd en gaat het vaak mis bij de details.
Hoe meer werkwijzen gelijk zijn tussen de hotels, hoe makkelijker het delen. Denk aan dezelfde kamerchecklist in housekeeping, dezelfde opbouw van het ontbijtbuffet en dezelfde overdracht tussen diensten. Volledige gelijkheid is niet nodig, maar de verschillen moeten bekend en opgeschreven zijn. Cross-training binnen één hotel helpt ook bij inzet op andere locaties.
Het risico is dat steeds dezelfde betrouwbare medewerkers worden gevraagd om in te springen, tot ze er genoeg van hebben. Houd bij hoe vaak iemand op een andere locatie werkt, verdeel dat over de pool en vraag het vooraf in plaats van op de dag zelf. Medewerkers die liever op één locatie blijven, moeten die keuze ook kunnen maken zonder dat dat als minder inzet wordt gezien.
Als hotels apart rapporteren, spreek dan af hoe uren van gedeelde medewerkers worden verrekend: per gewerkt uur tegen de werkelijke loonkosten, of via een vast tarief. Een eenvoudige en eerlijke verrekening voorkomt dat hotelmanagers delen gaan vermijden omdat het hun eigen cijfers drukt. Neem reistijd en reiskosten mee in die afspraak.
Delen lost geen structureel tekort op. Als beide hotels in dezelfde weken druk zijn, bijvoorbeeld in het hoogseizoen of rond de feestdagen, is er niemand over om te delen. Ook bij grote afstanden, zeer verschillende systemen of een team dat al op de grens van het haalbare werkt, kost delen meer dan het oplevert. Dan is extra werving of tijdelijke inzet van buiten de betere keuze.
Start met één afdeling, bijvoorbeeld housekeeping of ontbijt, en twee hotels dicht bij elkaar. Houd een paar maanden bij hoeveel diensten u zo hebt kunnen dekken, hoeveel last-minute verschuivingen er waren en wat medewerkers ervan vinden. Breid daarna pas uit naar andere afdelingen of locaties.
Mag ik een medewerker zonder meer in een ander hotel inzetten? Dat hangt af van het contract en van de vraag of de hotels dezelfde werkgever zijn. Leg inzet op meerdere locaties vooraf vast en laat de juridische kant toetsen als de hotels verschillende entiteiten zijn.
Is reistijd tussen hotels werktijd? Dat verschilt per land en per afspraak. Maak het in elk geval duidelijk voordat iemand begint, en vergoed reiskosten zodat delen de medewerker geen geld kost.
Hoe groot moet een gedeelde pool zijn? Begin met een paar medewerkers per afdeling en twee locaties. Kijk na enkele maanden hoeveel open diensten u ermee dekt voordat u uitbreidt.
• Weet u welke functies op elke locatie op dezelfde manier werken?
• Staan werklocaties, reistijd en reiskosten in het contract?
• Is getoetst of inzet tussen de hotels juridisch als uitlenen geldt?
• Heeft het rooster van gedeelde medewerkers één eigenaar?
• Is er per hotel een inwerkkaart en een meeloopdienst voor nieuwe locaties?
• Houdt u bij hoe vaak iemand op een andere locatie werkt, zodat het eerlijk verdeeld blijft?
AXXAZ Hospitality levert hotels in heel Europa betrouwbare horecaprofessionals. Als delen tussen uw hotels niet genoeg is, omdat alle locaties tegelijk druk zijn of een afdeling structureel krap zit, vangen wij open diensten op zodat uw eigen team niet overal hoeft in te springen. Het begint met een heldere personeelsbriefing.
Deel personeel tussen hotels door te kiezen voor functies die overal hetzelfde werken, inzet op meerdere locaties vooraf vast te leggen, één eigenaar voor het rooster aan te wijzen, op elke locatie in te werken en het eerlijk te verdelen, en schakel hulp van buiten in als alle hotels tegelijk druk zijn.