Wer zwei oder mehr Hotels in derselben Region betreibt, kann offene Schichten manchmal mit Mitarbeitenden aus dem anderen Haus abdecken. Das funktioniert gut, wenn es vorab geregelt ist, und schlecht, wenn es erst am selben Tag improvisiert wird. Lesen Sie, welche Stellen sich zum Teilen eignen, wie Sie einen gemeinsamen Pool aufbauen, was Sie zu Vertrag, Fahrzeit und Einarbeitung vereinbaren und wie Sie verhindern, dass Ihre besten Leute die Last tragen.
28. Oktober 2026
Hotels derselben Gruppe oder desselben Eigentümers haben ihre starken Tage oft nicht gleichzeitig. Das eine Haus hat eine Tagung, das andere eine ruhige Woche. Wenn Sie Mitarbeitende an mehr als einem Standort einsetzen, fangen Sie Spitzen, Krankheit und Urlaub auf, ohne sofort zusätzliche Leute einzustellen, und können Mitarbeitenden mehr Stunden oder einen stabileren Dienstplan bieten, als ein Hotel allein es könnte.
Am einfachsten zu teilen sind Stellen, die an jedem Standort gleich funktionieren: Housekeeping, Frühstücksservice, Spülküche, Bankettservice und Haustechnik. Rezeption und Nachtrezeption sind ebenfalls möglich, erfordern aber Kenntnisse des Reservierungssystems, der Kasse und der örtlichen Abläufe jedes Hauses. Stellen, bei denen Gästebeziehungen oder Teamführung im Mittelpunkt stehen, etwa eine Abteilungsleitung, teilen Sie besser nicht dauerhaft.
Es gibt grob zwei Formen. Bei der gelegentlichen Aushilfe hilft ein Mitarbeitender ab und zu in einem anderen Hotel aus, wenn dort jemand ausfällt. Bei einem gemeinsamen Pool werden Mitarbeitende von Anfang an für mehrere Standorte eingestellt und zentral eingeplant. Ein Pool ist für Mitarbeitende und Hotels planbarer, braucht aber eine einzige verantwortliche Stelle für den Dienstplan. Vergleichen Sie auch Allrounder in einem flexiblen Pool innerhalb eines Hauses.
Prüfen Sie, bei welcher juristischen Person ein Mitarbeitender angestellt ist und ob der Vertrag den Einsatz an anderen Standorten erlaubt. Sind die Hotels verschiedene Arbeitgeber, kann der Einsatz im anderen Haus als Form der Arbeitnehmerüberlassung gelten, für die in vielen Ländern Regeln bestehen. Lassen Sie das vorab von HR oder einem Juristen prüfen und halten Sie Einsatzorte sowie die Regelung zu Fahrzeit und Fahrtkosten schriftlich fest.
Teilen funktioniert nur, wenn die Entfernung zwischen den Hotels für die geforderten Schichten kurz genug ist. Eine Frühstücksschicht um 6:30 Uhr in einem Haus, zu dem kein früher Nahverkehr fährt, ist für viele Mitarbeitende nicht machbar. Vereinbaren Sie, ob die Fahrzeit zwischen Standorten Arbeitszeit ist und wer die Fahrtkosten trägt. Lesen Sie auch, wie sich der Arbeitsweg bei Früh- und Spätdiensten auf die Mitarbeiterbindung auswirkt.
Das häufigste Problem ist, dass jedes Hotel seinen eigenen Dienstplan macht und geteilte Mitarbeitende doppelt eingeplant oder kurzfristig verschoben werden. Bestimmen Sie eine Person oder Abteilung, die den Dienstplan der geteilten Mitarbeitenden verwaltet, mit festen Terminen, zu denen die Hotels ihren Bedarf melden. Nutzen Sie die Belegungsprognose je Hotel als Grundlage, damit Sie sehen, wo die Leute am meisten gebraucht werden.
Wer in einem anderen Hotel einspringt, muss sich dort auskennen: Eingänge, Wäschekammer, Schlüssel, Kasse, Allergenlisten, Notfallabläufe und wer die diensthabende Führungskraft ist. Planen Sie für jeden neuen Standort eine kurze Begleitschicht und führen Sie pro Hotel eine praktische Einarbeitungskarte. Ohne das kostet die erste Schicht an einem neuen Standort viel Zeit, und bei den Details geht oft etwas schief.
Je ähnlicher die Arbeitsweisen zwischen den Hotels sind, desto einfacher wird das Teilen. Denken Sie an dieselbe Zimmercheckliste im Housekeeping, denselben Aufbau des Frühstücksbuffets und dieselbe Übergabe zwischen Schichten. Völlige Gleichheit ist nicht nötig, aber die Unterschiede müssen bekannt und aufgeschrieben sein. Cross-Training innerhalb eines Hauses hilft auch beim Einsatz an anderen Standorten.
Das Risiko ist, dass immer dieselben zuverlässigen Mitarbeitenden gebeten werden einzuspringen, bis sie genug davon haben. Halten Sie fest, wie oft jemand an einem anderen Standort arbeitet, verteilen Sie das über den Pool und fragen Sie vorab statt am selben Tag. Wer lieber an einem Standort bleibt, sollte diese Wahl treffen können, ohne dass das als geringerer Einsatz gilt.
Wenn die Hotels getrennt berichten, vereinbaren Sie, wie die Stunden geteilter Mitarbeitender verrechnet werden: pro geleisteter Stunde zu den tatsächlichen Personalkosten oder zu einem festen Satz. Eine einfache und faire Verrechnung verhindert, dass Hoteldirektoren das Teilen meiden, weil es ihre eigenen Zahlen belastet. Beziehen Sie Fahrzeit und Fahrtkosten in diese Vereinbarung ein.
Teilen löst keinen strukturellen Mangel. Wenn beide Hotels in denselben Wochen ausgelastet sind, etwa in der Hochsaison oder rund um die Feiertage, ist niemand zum Teilen übrig. Auch große Entfernungen, sehr unterschiedliche Systeme oder ein Team, das bereits an der Grenze arbeitet, machen das Teilen teurer als es nützt. Dann sind zusätzliche Rekrutierung oder befristeter Einsatz von außen die bessere Wahl.
Beginnen Sie mit einer Abteilung, zum Beispiel Housekeeping oder Frühstück, und zwei nah beieinander liegenden Hotels. Halten Sie einige Monate lang fest, wie viele Schichten Sie so abdecken konnten, wie viele kurzfristige Änderungen es gab und was die Mitarbeitenden davon halten. Erweitern Sie erst danach auf andere Abteilungen oder Standorte.
Darf ich einen Mitarbeitenden ohne Weiteres in einem anderen Hotel einsetzen? Das hängt vom Vertrag ab und davon, ob die Hotels denselben Arbeitgeber haben. Regeln Sie den Einsatz an mehreren Standorten vorab und lassen Sie die rechtliche Seite prüfen, wenn die Hotels getrennte Gesellschaften sind.
Ist die Fahrzeit zwischen Hotels Arbeitszeit? Das ist je nach Land und Vereinbarung unterschiedlich. Klären Sie es in jedem Fall, bevor jemand anfängt, und erstatten Sie Fahrtkosten, damit das Teilen die Mitarbeitenden kein Geld kostet.
Wie groß sollte ein gemeinsamer Pool sein? Beginnen Sie mit einigen Mitarbeitenden pro Abteilung und zwei Standorten. Prüfen Sie nach einigen Monaten, wie viele offene Schichten damit abgedeckt werden, bevor Sie erweitern.
• Wissen Sie, welche Stellen an jedem Standort gleich funktionieren?
• Stehen Einsatzorte, Fahrzeit und Fahrtkosten im Vertrag?
• Ist geprüft, ob der Einsatz zwischen den Hotels rechtlich als Arbeitnehmerüberlassung gilt?
• Hat der Dienstplan der geteilten Mitarbeitenden eine verantwortliche Stelle?
• Gibt es pro Hotel eine Einarbeitungskarte und eine Begleitschicht für neue Standorte?
• Halten Sie fest, wie oft jemand an einem anderen Standort arbeitet, damit es fair verteilt bleibt?
AXXAZ Hospitality stellt Hotels in ganz Europa zuverlässige Fachkräfte für das Gastgewerbe zur Verfügung. Wenn das Teilen zwischen Ihren Hotels nicht reicht, weil alle Standorte gleichzeitig ausgelastet sind oder eine Abteilung dauerhaft knapp besetzt ist, decken wir offene Schichten ab, damit Ihr eigenes Team nicht überall einspringen muss. Am Anfang steht ein klares Personalbriefing.
Teilen Sie Personal zwischen Hotels, indem Sie Stellen wählen, die überall gleich funktionieren, den Einsatz an mehreren Standorten vorab regeln, eine verantwortliche Stelle für den Dienstplan bestimmen, an jedem Standort einarbeiten und fair verteilen, und holen Sie Unterstützung von außen, wenn alle Hotels gleichzeitig ausgelastet sind.