Waarom één verloopcijfer voor het hele hotel weinig zegt
Een hotel dat jaarlijks een flink deel van zijn mensen ziet vertrekken, is in de horeca geen uitzondering. Juist daarom zegt één totaalpercentage weinig. Het gooit seizoenskrachten van wie het contract netjes afloopt op één hoop met een receptioniste die na drie weken opstapt. Het middelt een stabiele receptie weg tegen een housekeeping waar elke maand iemand vertrekt. Wie verloop wil terugdringen, moet het eerst uit elkaar halen. Daar heeft u geen HR-software voor nodig: een lijst met in- en uitdiensttredingen van de afgelopen twaalf maanden is genoeg om te beginnen.
Cijfer 1: het basisverloop over twaalf maanden
Tel hoeveel mensen er in de afgelopen twaalf maanden uit dienst zijn gegaan en deel dat door het gemiddelde aantal medewerkers in die periode. Een paar keuzes maken het cijfer bruikbaar:
• Tel personen, geen fte: een parttimer die vertrekt, laat net zo goed een gat in het rooster en een wervingstraject achter.
• Gebruik een gemiddelde: neem bijvoorbeeld het aantal medewerkers aan het eind van elke maand en deel door twaalf. Het aantal op één peildatum is in een seizoenshotel misleidend.
• Kijk voortschrijdend: reken elke maand opnieuw over de laatste twaalf maanden. Een los maandcijfer schommelt te veel om iets over te zeggen.
Cijfer 2: splits vrijwillig, onvrijwillig en gepland vertrek
Niet elk vertrek is een probleem. Deel iedere uitdiensttreding in één van drie groepen in:
• Vrijwillig: de medewerker neemt zelf ontslag. Dit is het cijfer waar u het meest aan kunt doen.
• Onvrijwillig: u beëindigt het dienstverband, bijvoorbeeld in of na de proeftijd. Een hoog cijfer hier wijst vaak op een probleem in de selectie.
• Gepland: een seizoenscontract of tijdelijk contract loopt af zoals afgesproken. Dit hoort bij uw bedrijfsmodel en telt u apart.
Spreek af wie de indeling maakt en leg het direct bij vertrek vast. Achteraf weet niemand meer precies hoe het zat.
Cijfer 3: vroege uitval in de eerste 90 dagen
Dit is voor veel hotels het meest onthullende cijfer. Neem alle mensen die in de afgelopen twaalf maanden zijn gestart en tel hoeveel van hen binnen 90 dagen weer weg waren, om welke reden dan ook. Vertrekt een groot deel al in de eerste weken, dan ligt de oorzaak zelden bij het salaris of de sfeer in het team. Meestal klopte het beeld van de functie niet, waren de roosters anders dan beloofd of was de eerste week slecht voorbereid. Dat zijn dingen die u in de vacaturetekst, het gesprek en het inwerkplan kunt oplossen.
Cijfer 4: de stabiliteit van het team
Verloop zegt hoeveel mensen er gaan, niet wie er blijven. Daarom is een tweede blik nuttig: welk deel van de mensen die twaalf maanden geleden in dienst waren, werkt er vandaag nog? Een hotel kan een hoog verloop hebben en toch een stabiele kern, omdat steeds dezelfde paar functies opnieuw worden bezet. Dat vraagt een andere aanpak dan een team waarin ook de ervaren krachten vertrekken. In het eerste geval kijkt u naar die specifieke functies, in het tweede naar leidinggeven, roosters en beloning.
Kijk per afdeling en per leidinggevende
Zet alle cijfers ook per afdeling naast elkaar: receptie, housekeeping, bediening, keuken en technische dienst. Vaak zit het grootste deel van het verloop in één of twee afdelingen. Kijk ook per leidinggevende, met tact. Vertrekken mensen bij de ene chef binnen een paar maanden en bij de andere niet, dan is dat een gesprek waard.
Let op kleine aantallen. In een team van zes is één vertrek al bijna 17 procent. Trek daarom geen conclusies uit een enkel kwartaal en kijk naar de trend over het jaar.
Koppel verloop aan wat het kost en waarom mensen gaan
Cijfers worden pas bruikbaar als u ze naast twee andere bronnen legt. De eerste is wat verloop u kost: openstaande dagen per vacature, overuren, inhuur en de inwerktijd van nieuwe mensen. Hoe u dat uitrekent, leest u in wat een openstaande hotelvacature echt kost. De tweede is waarom mensen vertrekken. Noteer bij elk vrijwillig vertrek de belangrijkste reden in een paar vaste categorieën, zoals rooster, salaris, leidinggevende, werkdruk, reistijd of een andere baan in de sector. Een goed exitgesprek levert die informatie op.
Rekenvoorbeeld: een hotel met gemiddeld 60 medewerkers
In de afgelopen twaalf maanden zijn 27 mensen uit dienst gegaan. Het basisverloop is dan 45 procent. Dat klinkt alarmerend, maar uitgesplitst ziet het er anders uit: bij 9 mensen liep een seizoenscontract af zoals gepland, 4 dienstverbanden zijn door het hotel beëindigd en 14 mensen hebben zelf ontslag genomen. Het vrijwillig verloop is dus ruim 23 procent.
Het echte signaal zit in de nieuwe mensen. Van de 20 starters in die periode waren er 7 binnen 90 dagen weer weg, 35 procent. En 10 van de 14 vrijwillige vertrekken kwamen uit housekeeping, waar vooral nieuwe mensen opstapten. De conclusie is dan niet dat het hele hotel een verloopprobleem heeft, maar dat werving en inwerken in housekeeping beter moeten. Dat is een veel kleinere en concretere klus.
Checklist voor general managers en HR
• Heeft u een lijst met alle in- en uitdiensttredingen van de afgelopen twaalf maanden?
• Rekent u verloop in personen, over een voortschrijdende periode van twaalf maanden?
• Wordt elk vertrek direct ingedeeld als vrijwillig, onvrijwillig of gepland?
• Weet u welk deel van de nieuwe mensen binnen 90 dagen weer vertrekt?
• Weet u welk deel van het team van een jaar geleden er nog werkt?
• Ziet u de cijfers per afdeling en per leidinggevende?
• Wordt bij elk vrijwillig vertrek een vaste reden vastgelegd?
• Bespreekt u de cijfers elk kwartaal met de afdelingshoofden?
Wanneer AXXAZ Hospitality helpt
AXXAZ Hospitality levert betrouwbaar horecapersoneel aan hotels in heel Europa. Terwijl u de oorzaken van verloop in een afdeling aanpakt, kunnen wij ervaren krachten in housekeeping, receptie, bediening of keuken inzetten, zodat de bezetting niet afhangt van overuren van het team dat overblijft. Dat gebeurt op basis van een duidelijke personeelsbriefing. Neem contact op.
In één zin
Meet verloop in personen over twaalf maanden, splits vrijwillig, onvrijwillig en gepland vertrek, kijk apart naar uitval in de eerste 90 dagen en naar de stabiliteit van het team, en bekijk alles per afdeling.
Meer informatie — Inzichten
