Ein Bus mit vierzig Gästen, die gleichzeitig einchecken, belastet Ihr Team in einer Viertelstunde stärker als ein gewöhnlicher Nachmittag. Wer die Gruppe erst am Tag selbst plant, lässt Gäste warten und Einzelgäste in der Schlange stehen. Lesen Sie, wie Sie pro Abteilung einschätzen, was eine Gruppe verlangt, und wann Sie zusätzliche Personen einplanen.
2. November 2026
Bei Einzelgästen verteilen sich An- und Abreisen über den Tag. Eine Gruppe kommt auf einmal: zur gleichen Zeit an die Rezeption, mit den gleichen Zimmern, die fertig sein müssen, zur gleichen Frühstückszeit und oft mit derselben Abreisezeit. Die Gesamtarbeit ist nicht immer viel größer, aber sie fällt in ein kurzes Zeitfenster. Bei Gruppen zählt deshalb vor allem die Spitze, nicht die Zahl der Zimmer.
Halten Sie für jede Gruppe fest, wann sie anreist, wann sie isst, wann sie abreist und was dazwischen passiert. Sehen Sie sich pro Abteilung die stärkste Stunde an: die Rezeption bei An- und Abreise, das Housekeeping am Wechseltag, das Frühstück am ersten Morgen, den Service bei einem gemeinsamen Abendessen. Legen Sie diese Spitzen neben Ihren normalen Dienstplan auf Basis der Belegungsprognose, damit Sie sehen, wo es eng wird.
Die meiste Wartezeit an der Rezeption verschwindet, wenn die Arbeit vor der Anreise erledigt ist. Bitten Sie den Reiseveranstalter oder die Gruppenleitung rechtzeitig um eine Rooming List mit Namen und Zimmertypen, teilen Sie die Zimmer vorab zu und bereiten Sie Schlüssel und Meldescheine vor. Klären Sie, wer was bezahlt, damit es beim Check-in keine Diskussion über Extras gibt.
Mit guter Vorbereitung kann eine Person die Gruppenleitung betreuen, während eine Kollegin oder ein Kollege die Einzelgäste weiter bedient. Ohne Vorbereitung braucht es schnell zwei oder drei Personen. Sehen Sie sich an, wie Sie die normalen Check-in- und Check-out-Spitzen abdecken, und planen Sie rund um die Anreise der Gruppe mindestens eine zusätzliche Person oder eine Überschneidung zweier Schichten ein.
Gruppen möchten oft früh auf ihre Zimmer oder spät abreisen. Wenn die vorherigen Gäste um elf Uhr auschecken und die Gruppe um zwei Uhr ankommt, müssen viele Zimmer in kurzer Zeit fertig sein. Rechnen Sie aus, wie viele Zimmer in diesem Zeitfenster gereinigt werden müssen, und vergleichen Sie das mit der Zahl der Zimmer pro Kraft. Geben Sie den Gruppenzimmern Vorrang in der Reihenfolge und vereinbaren Sie mit der Gruppenleitung, was passiert, wenn nicht alles rechtzeitig fertig ist.
Eine Gruppe möchte oft gleichzeitig frühstücken, besonders am Abreisetag. Fragen Sie die gewünschte Zeit vorab ab und vereinbaren Sie bei Bedarf zwei Zeitfenster. Setzen Sie in der stärksten halben Stunde zusätzliche Personen für Auffüllen und Abräumen ein und prüfen Sie, ob Ihr festes Morgenteam diese Spitze schafft oder eine zusätzliche Kraft braucht.
Bei einer Gruppe kommt viel Gepäck gleichzeitig an und geht gleichzeitig wieder. Legen Sie fest, wo die Koffer abgestellt werden, wer sie auf die Zimmer bringt und wo der Bus halten kann. Bei der Abreise hilft es, das Gepäck zu einer festen Zeit einzusammeln. Auch ohne festen Portier reicht oft ein zusätzliches Paar Hände für eine Stunde.
Isst die Gruppe gemeinsam, ähnelt das einer kleinen Veranstaltung. Vereinbaren Sie ein festes Menü oder eine begrenzte Auswahl und planen Sie den Service pro Schicht nach der Zahl der Gäste am Tisch, nicht nach dem Durchschnitt eines normalen Abends. Für größere Gruppen gilt dasselbe wie bei der Bankett- und Eventbesetzung.
Gruppen ändern oft im letzten Moment: andere Ankunftszeit, weniger Gäste, zusätzliche Zimmer. Vereinbaren Sie mit dem Veranstalter ein Datum, bis zu dem die endgültigen Zahlen feststehen, und lassen Sie sich für den Anreisetag eine Telefonnummer der Gruppenleitung geben. Berücksichtigen Sie im Dienstplan eine mögliche Verspätung des Busses, damit zusätzliche Kräfte nicht zu früh beginnen.
Informieren Sie alle Abteilungen vorab, wer kommt, um wie viel Uhr, wie viele Zimmer es sind und was zu beachten ist, etwa Ernährungswünsche oder Gäste mit eingeschränkter Mobilität. Ein Briefing von fünf Minuten zu Schichtbeginn verhindert, dass die Rezeption etwas zusagt, von dem die Küche nichts weiß. Kolleginnen und Kollegen, die mehrere Abteilungen kennen, können Sie in der stärksten Stunde gezielt einsetzen.
Eine einzelne Gruppe fangen Sie oft auf, indem Sie Schichten verschieben oder jemanden länger bleiben lassen. Kommen Gruppen regelmäßig oder fallen sie in eine Woche, in der Ihr Team ohnehin ausgelastet ist, werden Überstunden schnell teuer und anstrengend. Lesen Sie, wann Überstunden und wann eine zusätzliche Kraft die bessere Wahl sind.
Notieren Sie nach jeder Gruppe, wie lange der Check-in gedauert hat, wie viele Zimmer rechtzeitig fertig waren und wo dem Team Hände gefehlt haben. Mit diesen Angaben planen Sie die nächste Gruppe besser, und der Verkauf kann realistischer einschätzen, was an vollen Tagen machbar ist.
Ab wie vielen Zimmern spricht man von einer Gruppe? Viele Hotels setzen die Grenze bei zehn Zimmern oder mehr. Für die Besetzung zählt vor allem, wie viele Gäste gleichzeitig an- oder abreisen, auch bei weniger Zimmern.
Brauche ich für jede Gruppe zusätzliches Personal? Nicht immer. Mit guter Vorbereitung reicht oft eine Überschneidung der Schichten rund um die Anreise. Zusätzliche Personen braucht es vor allem bei großen Gruppen oder wenn die Gruppe mit anderem Andrang zusammenfällt.
Was, wenn die Gruppe viel später kommt als geplant? Vereinbaren Sie, dass die Gruppenleitung unterwegs Bescheid gibt, wann der Bus ankommt, und lassen Sie die zusätzliche Schicht erst beginnen, wenn die Ankunftszeit klar ist.
• Haben Sie die stärkste Stunde der Gruppe pro Abteilung erfasst?
• Liegt die Rooming List rechtzeitig vor und sind die Zimmer vorab zugeteilt?
• Kann die Rezeption die Gruppe betreuen, ohne dass Einzelgäste warten?
• Weiß das Housekeeping, welche Zimmer Vorrang haben?
• Sind die Frühstückszeiten der Gruppe vorab vereinbart?
• Ist geklärt, wer das Gepäck übernimmt und wo der Bus hält?
• Haben Sie ein Datum für die endgültigen Zahlen vereinbart?
• Sind alle Abteilungen vorab gebrieft?
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Planen Sie eine Gruppe nach der Spitze jeder Abteilung, erledigen Sie so viel wie möglich vor der Anreise und setzen Sie zusätzliche Kräfte nur für die Stunde ein, die Ihr eigenes Team nicht abdeckt.