Die Rezeption ist oft der erste und der letzte Kontakt, den ein Gast mit dem Hotel hat. Trotzdem werden Rezeptionisten regelmäßig mit einer allgemeinen Anzeige und einem kurzen Gespräch eingestellt, und erst am ersten vollen Morgen zeigt sich, ob jemand bei einer Schlange von Gästen und einem klingelnden Telefon ruhig bleibt. Lesen Sie, wie Sie das Profil schärfen, die richtigen Bewerber finden und im Gespräch und in der Probeschicht prüfen, was am Empfang wirklich zählt.
30. Oktober 2026
Rezeptionisten arbeiten an der Schnittstelle von Gästekontakt, Verwaltung und Geld. Sie checken Gäste ein und aus, beantworten Telefon und E-Mails, wickeln Zahlungen ab, lösen Beschwerden und geben Auskunft über das Hotel und die Umgebung. In kleineren Hotels und außerhalb der Bürozeiten stehen sie oft allein am Empfang. Eine falsche Einstellung merken die Gäste also sofort, und das Team ebenso.
Legen Sie vor der Suche fest, für welche Schichten Sie jemanden brauchen: Früh-, Spät-, Nacht-, Wochenendschicht oder ein wechselnder Dienstplan. Wer nur tagsüber arbeiten kann, passt nicht in eine Stelle mit festen Nächten. Schauen Sie auch auf Ihre Spitzen bei Check-in und Check-out und darauf, ob Sie für die Nacht ein festes Nachtteam wollen. So wissen Sie, welche Art von Rezeptionist Sie eigentlich suchen.
Unterscheiden Sie zwischen Anforderungen und Wünschen. Ab dem ersten Tag nötig sind meist: freundlich und klar kommunizieren, ruhig bleiben, wenn viel los ist, zuverlässig mit Geld und Gästedaten umgehen und die vereinbarten Sprachen. Anlernen lassen sich oft das Reservierungssystem, das Kassenverfahren, die Hausregeln und das Wissen über die Umgebung. Wer aus dem Einzelhandel, einem Kundenservice oder der Reisebranche kommt, kann deshalb ein guter Kandidat sein, auch ohne Gastronomieerfahrung.
Schreiben Sie nicht nur ‚Sprachkenntnisse erwünscht‘. Prüfen Sie, welche Sprachen Ihre Gäste tatsächlich sprechen und auf welchem Niveau die Rezeption sie braucht: einen Check-in abschließen, eine Beschwerde bearbeiten oder eine E-Mail schreiben. Halten Sie fest, welche Sprache Pflicht ist und welche ein Pluspunkt. Lesen Sie auch, wann eine Zweitsprache wirklich Pflicht ist.
Hotels arbeiten mit unterschiedlichen Property-Management-Systemen, Kassensystemen und Schlüsselkartensystemen. Erfahrung mit genau Ihrem System ist selten notwendig; wer schon mit einem vergleichbaren System gearbeitet hat, lernt Ihres meist schnell. Fragen Sie lieber, wie sich jemand früher in ein neues System eingearbeitet hat, als ob er Ihre konkrete Software kennt. Planen Sie aber Zeit für die Einarbeitung ein.
Beschreiben Sie, was die Stelle in Ihrem Hotel wirklich umfasst. Übernimmt die Rezeption auch Reservierungen, die Telefonzentrale, die Kasse und den Tagesabschluss? Hilft die Rezeption in ruhigen Stunden beim Frühstück oder an der Bar aus? Gibt es einen Night Audit? Wer nach einigen Wochen merkt, dass die Stelle viel breiter ist als beschrieben, geht schneller wieder. Grenzt die Stelle an Reservierungsarbeit, schauen Sie auch auf das Profil eines Reservierungsmitarbeiters.
Nennen Sie in den ersten Zeilen Schichtzeiten, Stundenzahl, Wochenendarbeit, Gehaltsspanne und Standort. Erklären Sie, wie das Team aussieht und wer einarbeitet. Klare Gehaltsbänder und eine vollständige Stellenanzeige verhindern Gespräche mit Menschen, die später wegen Dienstplan oder Gehalt abspringen. Halten Sie die Bewerbung kurz: Name, Telefonnummer, Verfügbarkeit und eine kurze Frage zur Erfahrung reichen oft aus.
Neben einer allgemeinen und einer spezialisierten Jobbörse sind Hotelfachschulen und gastronomische Ausbildungen ein naheliegender Kanal, auch über Praktikanten, denen Sie nach dem Praktikum einen Vertrag anbieten. Fragen Sie Ihr eigenes Team nach Menschen aus seinem Umfeld und denken Sie an Mitarbeitende aus anderen Abteilungen, die gern an die Rezeption wechseln möchten.
Rezeptionisten führen viele Gespräche am Telefon. Ein kurzes telefonisches Vorgespräch lässt sofort hören, wie jemand klingt, ob er sich klar ausdrückt und ob er die vereinbarte Sprache ausreichend beherrscht. Führen Sie einen Teil des Gesprächs in dieser Sprache, wenn sie Pflicht ist. Besprechen Sie auch gleich Schichtzeiten und den gewünschten Starttermin.
Stellen Sie Situationsfragen statt allgemeiner Fragen. Zum Beispiel: Ein Gast kommt spät an und Sie finden die Reservierung nicht, was tun Sie? Beim Check-out bildet sich eine Schlange und das Telefon klingelt, wie gehen Sie vor? Ein Gast ist verärgert über das Zimmer, was sagen Sie zuerst? Nutzen Sie einen Bewertungsbogen, um Bewerber an denselben Punkten zu vergleichen. Weitere Beispiele finden Sie bei den Gesprächsfragen nach Abteilung.
Eine Probeschicht zeigt, wie jemand mit Gästen umgeht. Lassen Sie den Bewerber zu einem normalen Zeitpunkt bei einer erfahrenen Kollegin oder einem erfahrenen Kollegen mitlaufen, nicht in der größten Spitze und nicht allein. Lassen Sie keine Zahlungen abwickeln und geben Sie keinen Zugriff auf Gästedaten im System; beobachten Sie vor allem, wie jemand Gäste begrüßt, Fragen stellt und auf Unerwartetes reagiert. Halten Sie die Probeschicht kurz und vereinbaren Sie vorher, ob und wie sie vergütet wird.
Rezeptionisten arbeiten mit Geld, Schlüsseln und personenbezogenen Daten der Gäste. Eine Referenzprüfung mit Einwilligung des Bewerbers hilft, Zuverlässigkeit und Verhalten unter Druck zu prüfen. Fragen Sie nach konkreten Situationen, etwa wie jemand mit Beschwerden oder Kassendifferenzen umgegangen ist, und nicht nur, ob die Zusammenarbeit ‚angenehm‘ war.
Gute Rezeptionisten haben oft mehrere Optionen. Machen Sie ein Angebot schnell und vollständig, mit Dienstplan, Stunden und Gehalt. Planen Sie die ersten Wochen so, dass die neue Kraft zuerst mit einer erfahrenen Kollegin oder einem erfahrenen Kollegen arbeitet, das System Schritt für Schritt lernt und in der ersten Woche keine Spät- oder Nachtschicht allein übernimmt. Eine gute erste Woche senkt das Risiko eines frühen Abgangs.
Braucht eine Rezeptionistin immer eine Hotelausbildung? Nein. Eine Ausbildung hilft, aber Gästeorientierung, Ruhe bei Andrang, Zuverlässigkeit und die geforderten Sprachen wiegen meist schwerer. Systeme und Abläufe lassen sich anlernen.
Kann eine neue Kraft die Nachtschicht übernehmen? Möglichst nicht in den ersten Wochen. Nachts arbeitet jemand oft allein und muss bei Problemen selbst entscheiden. Lassen Sie neue Kolleginnen und Kollegen zuerst tagsüber oder gemeinsam mit einer erfahrenen Kraft arbeiten.
Wie lange dauert die Einarbeitung an der Rezeption? Das hängt vom Hotel, vom System und von der Erfahrung des Bewerbers ab. Vereinbaren Sie vorab, welche Aufgaben jemand nach der ersten Woche, nach einem Monat und am Ende der Probezeit selbstständig erledigen soll, damit beide Seiten wissen, wo sie stehen.
• Steht das Schichtmuster fest: früh, spät, Nacht, Wochenende?
• Ist klar, was ab dem ersten Tag nötig ist und was Sie anlernen?
• Sind die Sprachanforderungen konkret pro Sprache und Niveau?
• Beschreibt die Anzeige Aufgaben, Schichtzeiten, Stunden und Gehaltsspanne ehrlich?
• Gibt es ein kurzes Telefoninterview, teilweise in der geforderten Sprache?
• Werden im Gespräch Situationsfragen gestellt und an denselben Punkten bewertet?
• Ist die Probeschicht kurz, begleitet und ohne Zugriff auf Zahlungen oder Gästedaten?
• Steht der Einarbeitungsplan, ohne Nachtschichten allein in den ersten Wochen?
AXXAZ Hospitality stellt Hotels in ganz Europa zuverlässige Fachkräfte aus Hotellerie und Gastronomie zur Verfügung. Während Sie eine feste Rezeptionskraft suchen und einarbeiten, besetzen wir offene Schichten an der Rezeption und in anderen Abteilungen. Am Anfang steht ein klares Personalbriefing.
Eine gute Rezeptionskraft finden Sie, indem Sie zuerst Schichtmuster und Profil festlegen, Sprachen und Aufgaben konkret machen, ehrlich ausschreiben, im Telefoninterview und im Gespräch die Praxis am Empfang prüfen, eine begleitete Probeschicht durchführen und die ersten Wochen sorgfältig einarbeiten.